公司市场部档案管理规定.pdfVIP

公司市场部档案管 理规定 1 2020 年 4 月 19 日 关于市场部档案管理规定 为规范市场部档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准 化、系统化、特制定以下管理办法： 1 档案归案范围 1.1 合同 （1）以公司资质签订的包工包料合同原件。 （2 ）以公司资质签订的供料合同。 （3 ）以经销商资质鉴定的但用振利体系的合同（包工包料 或供料合同） （4 ）采购合同（购买苯板、颗粒） （5 ）经销商协议 （6 ）户外宣传制作合同复印件；媒体制作合同； （7 ）其它合同。 1.2 客户资料档案 （1）客户包括经销商、签约客户、房地产商、广告合作伙伴 （2 ）来访客户名录：包括客户姓名、联系方式、所在公司， 职位，了解到的客户的喜好等其它情况，尽肯能详细登 记。 （3 ）来电质询客户：要求记录清楚客户姓名、联系方式、需 求、来电日期以及转给何人。 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 1.3 内部管理档案 （1）市场部内部管理档案：各项管理制度、成交发放的管理 文件、通知； （2 ）各日、周、月统计表及报表； （3 ）会议记录。 1.4 内部往来文件 （1）发往各部门间的日常函件； （2 ）收到公司各部门的往来文件（其中财务下发的产品价格 由统一管理）。 1.5 公司对外宣传资料 （1）各类公司制作的提袋、宣传品样本； （2 ）电视宣传资料：各种宣传用 VCD、录音带、录像带； （3 ）展会、户外灯箱、路牌的样稿； （4 ）各类宣传活动的录像带及照片。 （5 ）全国各标准、图集、规范 （6 ）各类培训 PPT、课件讲稿 （7 ）检测报告 （8 ）各地备案申请表（电子文档或纸类文档） 2 归档及保管要求 2.1 严格按归档范围对档案进行归档整理； 2.2 档案资料分类应清晰、全面； 2 2020 年 4 月 19 日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 2.3 档案接收时要认真清点、验收，并办理交接手续后入档； 2.4 档案必须使用专用资料柜、资料盒； 2.5 应建立清晰、明了的检索工具便于检索。 2.6 合同管理 （1）销售合同、采购合同评审完毕后，原件交李风，市场部存 档复印件（每个区域内勤负责整理各区域的销售合同）。 （2 ）经销商协议评审完毕后，原件总经办、市场部各保存 1 份，另外，合同评审原件以及经销商资料由市场部存档管 理。 （3 ）广告宣传、展会合同由市场部直接保存原件。 （4 ）以上文件存档应建立台帐，暂由邱燕负责。 2.7 客户资料档案 客户档案资料必须做到每周整理，及时更新。 4 档案的借阅 档案的借阅应有严格的借阅制度，必须填写借阅登记表方能 借阅。档案借阅办法按以下制度执行： （1）本部门档案仅限本部门员工借阅；外部门借阅需出示借 条，附双方负责人许可签字； （2 ）本部门员工借阅，借期不超过两天。如因需要延长借 期，须出示借条并