江西省档案培训文档文件整理规范.pptx

归档文件整理规范 ;本讲内容;第一节 江西省归档文件整理规范 江西省归档文件整理规范 DB/T 380—2002 江西省质量技术监督局2002年 第1号公告发布。 《规范》要求2002年7月1日起开始实施。; 2000年以后的文书档案均按《规范》整理。 归档文件应从一个新的整理年度开始，由各业务职能部门按《规范》要求将归档文件整理完毕后交本单位档案室管理。 ; 一、定义 （一）归档文件 立档单位在其职能活???中形成 的，办理完毕、应作为文书档案保 存的各种纸质文件材料。 范围：收文、发文、电报、报表、会议材料、调查材料、各种记录、 登记表册。 ; （二）件 归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件。 自然件是指一个直接责任者 形成的文件，自然件分为两种：; 一是纯自然件，即无附带件 的文件。 二是合成自然件，即有附带 件的文件。 每份文件为一件。 文件正本与定稿、发文稿纸 及有领导批示或有处理结果的， ;文件处理单为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件， 报表、名册、图册等一 (本) 为一件，简报、周报等参阅材料 一期为一件。 ;《规范》允许将这样的两份或多份文件合为一件，作为整理的基本单位。这类文件包括： 1.文件正本与不同稿本 2.正文与附件 3.正文与文件办理单 4.原件与复制件 5.转发文与被转发文 6.报表、名册、图册等 7.来文与复文 ; （三）归档文件整理 将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、编目 、装盒、使之有序化的过程。 归档文件整理是公文处理的 最后一个环节。 ;为什么要提倡归档文件整理办法？ 1.简化整理环节，提高工作效率。 2.便于管理、方便利用。 3.便于实现计算机文档一体化 4.有利于档案的编研开发工作。;二、档案收集工作的概念、内容 1.档案收集工作概念：按党和国家规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，将分散在各单位、个人手中以及散失在其他地方的档案，有计划地分别集中到各单位档案室和各级各类档案馆实现档案集中统一管理的活动。 2.档案室收集工作内容包括三个方面。 （1）对本单位需要归档案卷的接收工作。 （2）对各现行单位和撤销单位具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。 （3）对历史档案的接收和征集工作。 ; 三、整理原则 遵循文件的形成规律，保持 文件之间的有机联系，区分不同 价值，便于管理和利用。 形成规律、有机联系、区分 不同价值、便于管理和利用。; 第二节 归档文件的整理; 归档制度概念：根据国家法律、法规及有关文件要求，来制定的本单位应当归档的文件材料的收集，移交给本单位档案机构集中管理的制度。 归档制度必须包括本单位的应归档所有职能部门。 （用红头文件下发） 制度内容包括：文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。; 档案员要做些什么才能更好地做好档案工作？ 了解历史 知晓逻辑 结合鉴定 分析利用 系统整理;2、按归档范围收集应归档的文件材料。 区分全宗。 一个全宗内应采用统一的分类方案。 全宗---一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 制定全宗内文件的分类编号方案。（下一页）;常见的错误： 基层单位文件材料数量少也采用多级分类，造成分类过细。应当根据文件材料的多少设定本单位档案分类的级数，如文书档案一般可采用“年度 · 保管期限”两级分类。;档案的分类类目 文书档案 年度 · 保管期限 · 机构 2003年 永久 办公室、业务处、人事处…… 2003年 30年 办公室、业务处、人事处…… 2003年 10年 办公室、业务处、人事处……;二、适用范围及条件： ;三.文件归档与不归档范围： （一）文件归档范围： △本级的： 1.以本单位名义发出的各种文件； 2.以本单位党委（包括组织、宣传、纪检等部门）名义发出的各种文件； 3.本单位召开的各种会议文件材料； 4.本单位领导在上级、下级召开会议上的讲话；（下一页） ;5.本单位对下级的检查、调查材料； 6.本