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PAGE1 / NUMPAGES1 文秘部门的职能和作用 一、文秘部门的基本职能什么是函数，什么是函数？这是一个经常被混淆的问题。这里的功能是指事物主体(具体是系统和制度)的能力和功能的总和，是由这个事物(系统和制度)的内在质量和结构构成决定的。简而言之，功能就是某物(系统、组织)所能发挥的效率和作用。比如政府的基本职能就是保卫国家，管理(建设)国家。或者说政府的行政职能主要包括：保障职能、管理职能、服务职能等等。当它的一个组织建立并出现时，它的职能基本确定，一般不会根据人们的主观愿望随意改变。比如文秘部门，通常不是行政执行部门。如果领导坚持把它作为行政执行部门，就必须改变它的内部构成和内部结构。但经过这样的转型，机构本质上变成了行使政府职权的机构，不再是原来意义上的秘书机构。功能和功能既有联系又有区别。职能通常是指领导和上级根据各自的需要和机构职能要求和交付的职责和任务。功能和作用有我们通常所说的“作用”。但职能包含先天的客观性，人们不能随意夸大某个组织的职能。比如文秘部门有行政职能，就不准确；职能包含外部领导赋予，上级可以赋予下级一定的职能，但最多不能超越自己的职能权限。函数的概念比函数小，不能超出函数的范围。比如要求秘书科发挥保卫祖国的作用，显然是不准确的。(a)秘书部的基本职能是“服务”和“协助”长度秘书部门的基本职能是“服务”，这是1985年以来历届全国秘书座谈会的精神。从历史上也可以看出，从古至今，领导都设立了秘书部门，因为领导的事务越来越复杂，政务越来越重要，必须有一个或大或小的组织，秘书或多或少都可以为其服务，分担一些辅助和事务性的工作，才能执行领导任务。党中央多次强调的“三个服务”——的根本指导思想是为领导、为部门、为人民服务，这也是从秘书科的职能出发的，体现了秘书科的职能。人们通常说秘书职业是服务职业，秘书部门是服务部门，秘书是服务人员，也就是从其职能来看。2.秘书科的专业职能是“辅助领导”的“辅助职能”。又称辅助功能。前面说过，文秘部门的基本职能是“服务”，这是好的。但“服务”这个词是一个被广泛社会化的词，被广泛使用。可以说几乎没有哪个行业与服务无关。小平同志说过“领导就是服务”。我们说老师是为学生服务的，医生是为病人服务的，厨师是为吃饭的人服务的，社会上所有的职业部门都是直接间接为别人服务，为人民服务的。然而，各行各业都有不同而独特的服务特点。教师通过教书育人为人民服务，医生通过治病救人为人民服务，厨师通过做饭为人民服务。秘书部门通过做好领导的助手和协助领导为人民服务。所以也可以直接说，秘书科的职能是辅助领导的“辅助”职能，秘书科要在领导工作中起到辅助领导的作用。因为助理的作用还是比较广泛的，其他很多部门也是领导的助理，其他很多工作人员也是领导的助理。xx在1990年的全国秘书长座谈会上称秘书科为领导的“左右手”，这比谈论一个“左右手”是一种视觉语言，有两层含义：一是秘书科围绕领导核心，具有“近在咫尺”的特点，有人称之为“围绕核心”。这个职位可以说是秘书科独一无二的职位。人们说秘书科占据着领导机关的枢纽地位，是领导与外界联系的桥梁，意思差不多。二是指其重要性。领导如果没有得力助手的辅助，耳目不灵，事务纠缠。可以说他连通知都不会发，电话都不会接。显然，不可能做出正确的决定并付诸实施。(二)秘书部门辅助职能的两大方面秘书科有两大辅助职能，一是发挥事务助理的作用；二是扮演知识分子助手的角色。1.协助领导处理各种事务，具体来说，就是做好办事、办文、办会(也可以加上信访.)，等等。从而保证领导机关和工作的正常运转，把领导从繁琐的日常事务中解放出来，集中精力把握全局和重大事件。这被称为事务助理的角色。做好领导助理，是成立秘书科的初衷。事务性工作也是文秘部门每天工作量最大的基础工作，是文秘部门的第一职能。当我们设立文秘部门的分支机构，培养和提高文秘人员的工作质量时，首先要考虑这一基本职能的发挥。当然，“办事、办文、开会”的“三室”里有很多智力服务，只有用脑子和智慧才能做好。但毕竟是程序化的日常工作。另外，我们把工作放在办报之前，并没有贬低秘书工作，而是说办报是最传统意义上的秘书工作