秘书工作职能与职能环境建设.doc

第二章 秘书工作职能与职能环境建设 本章学习要求： 秘书工作职能范畴主要体现在“辅助管理、综合服务”两个方面。这两个方面既有内容上的区别，又相互渗透。其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助和服务，以促进领导工作效率的提高。秘书职能环境有自然环境和人际环境两个方面。创建优美宜人的自然环境，使人身心舒畅，能有效激发工作热情，提高工作效率；创造良好的职业人际环境氛围，与各方面建立和谐、正常、稳定的职能关系，能有效地行使和实现自己的职能。要求通过本章的学习，准确理解和把握秘书工作职能范畴的两个方面，即“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握秘书职能环境，营造良好的职能环境，从而达到高效履行职能的目的。 第一节 秘书工作职能 学习目标： 掌握秘书工作职能辅助性和服务性这两个基本特征； 掌握秘书辅助管理职能的内涵——正确获取并利用信息，提供可供选择的决策方案，辅助执行并反馈执行信息，协调各方面关系，形成合力以保证管理效率； 掌握秘书综合服务职能的内涵——通过办文、办会、办事，为领导提供全方位的综合服务，提高管理绩效。 案例导入： 中信集团总经理办公室的林秘书工作效率特别高，总能在第一时间把领导交办的事情和应当完成的工作完成得漂漂亮亮的。她有个爱好，就是对网络情有独钟。只要忙完了工作，她就在网上看个不停，其他同事约她逛街看电影，她总是推说没空。久而久之，大家给她一个外号——“网痴”。她知道后也不介意，依然故我。其实，林秘书是个有心人，她上网并不是聊天，打游戏、看小说、瞎逛，而是收集与公司业务有关的国际、国内信息，以及与本公司有业务往来的客户的信息，收集加工后整理在一个专用文件夹里，以备不时之需。当总经理需要什么信息，她从专用文件夹里调出来整理一下，马上就能给总经理送过来，总经理经常夸她工作效率高。 有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也大幅涨价。她马上将信息向总经理汇报。总经理据此决定大批购进纸张库存起来，不久纸张果然大幅涨价，集团公司仅这单生意净赚100余万元。总经理非常高兴，在大会小会等多种场合表扬林秘书，还发给她1万元的大红包。 还有一次，她从网上一篇文章中发现，与她们集团公司一直有大笔业务往来的广州鑫银公司的员工与公司管理层正在闹矛盾，员工们扬言要告上法院，因为公司没有说明任何理由就要裁减他们。林秘书从这篇不寻常的文章中发现了不祥的苗头，于是，马上将这篇文章下载打印出来，交给总经理。总经理看了以后很重视，马上派李副总带人过去实地察看，发现鑫银公司实际上已经资不抵债，大幅裁员也可能只是权宜之计，最终难逃破产的命运。据此，总经理决定停止向鑫银公司继续发货，以免收不回货款，造成巨大损失。果然，过了两个月，鑫银公司申请破产。 林秘书这个“网痴”发现的信息，让公司避免了巨大的损失，总经理专门召开表彰大会，号召公司的全体员工向林秘书学习。 作为秘书，不仅要能够为领导做好事务性的服务工作，更要能够为领导的管理做直接的辅助帮忙工作。管理的要诀在于获取真实有用的信息并据此作出正确的决策和执行决策，这就要求秘书必须学会利用各种信息渠道，有意识、有目的地收集与公司业务有关的各种信息，并及时提供给领导，以供领导决策时参考，从而有效发挥秘书参谋助手的作用。林秘书的参谋辅政工作做得很到位，能够及时为公司的发展提供有用的信息，因此，她当然能够获得总经理的青睐。 (根据孟庆荣主编《秘书工作案例及分析》的案例修改，清华大学出版社2007年6月版) 一、秘书辅助管理职能 “辅助管理”，是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确定的决定方案辅助贯彻执行，对执行情况进行监督检查，再及时反馈执行信息、协调各方面关系形成合力以保证管理效率，秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。 (一)辅助获取并利用信息 领导者准确、全面、有效地利用信息是其正确开展领导和管理工作的基础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要充当领导的耳目，向领导提供信息，而且要为领导者有效获取并利用信息、进行适时的信息沟通及排除信息沟通障碍等，进行参谋辅助。 1．获取并利用信息 领导者必须站在全局的高度开展管理活动，而在实践中，不少领导者由于工作繁忙，往往很难做到全面地获取和利用信息。对此，秘书要注重做好以下参谋辅助工作。 1) 在获取信息的方向上参谋辅助 (1) 为信息假象所蒙蔽。信息在获取的过程中往往会被一些表面的假象所遮掩，如在获取的原始信息里，就会因为晕轮效应或首因效应而产生一些假象，使我们不能真正认识事物的本质属性，而根据表象信息作出的决策，其执行的结果肯定是要失败的。 (2) 为利益驱