文件控制程序.docVIP

1 版次：A/1 页码： PAGE 1 文件控制程序 1.目的 对文件的制订、批准、发布、更改、使用及标识进行有效控制，确保各部门使用相应文件的有效版本。 2.适用范围 适用于本公司文件的控制。 本公司质量管理体系文件结构图：如右图 3.职责 3.1公司总经理负责批准并发布质量手册和程序文件。 3.2质量手册由管理部负责编写，管理者代表审核，总经理批准。 3.3管理者代表负责各部门支持性文件、资料的审批. 3.4由管理部负责质量体系文件的复印、分发、回收存档、保管、评审等控制工作，并对作废手册、文件进行销毁。 4.工作程序 4.1本公司文件分为以下几类： a）技术性文件（图纸、技术标准、操作规范、外来图样等）； b）与质量体系运行有关的文件（质量手册、程序文件、运作和控制所需文件等）； c）外来文件（国家法令、法规及有关政策文件、外来标准、外来技术文件、工艺文件等）。各部门接收到外来文件应及时交至管理部，由管理部负责统一登录到《外来文件接受登记表》。公司内部文件记录在《文件总览表》里。 d）质量记录 4.2文件和资料的编写、审核与批准。 4.2.1质量手册由质量管理者代表负责编写，由总经理批准、发布； 4.2.2过程策划、运作和控制所需文件以及技术性文件和资料的建立、编制由各需求部门以各类文件的标准格式制定后，经相关组织（人员）评审、审核、批准后原稿交由管理部进行管理。 4.2.3文件编号：经批准后的文件由管理者代表负责统一编号。 4.2.3.1质量手册编号为：QM 4.2.3.2程序文件编号为：QP QP YY 流水号 程序文件代号 4.2.3.3作业指导书编号： WI -- -YY 流水号 作业指导书 4.3文件的发放 4.3.1本公司文件分受控和非受控两种；受控文件应在《文件总览表》中记录。 4.3.2文件由管理者代表按 4.2条规定原则进行编号，加盖“受控”印章后由管理部发行到管理层及相关部门，确保对体系运行的岗位都能得到有效文件，特殊情况各部门须增加发放份数。 4.3.3收件部门于《文件发放、回收登记表》上签收； 4.3.4文件使用部门要求扩大发行范围或发行文件丢失，原持有部门应提出补发文件申请，经管理者代表批准后补发，并符合4.3.3要求。 4.3.5质量体系文件为本公司机密文件，若确需对外(如：1.顾客；2.认证/咨询机构；3.供方等)发放时，需填写《文件发放、回收登记表》 经管理者代表批准，方可对外发放，属非受控文件，文件不受控，不作为执行和检查依据，过期时不收回，不补发。 4.4文件的使用、管理 4.4.1文件使用人应正确使用和妥善保管好文件，以防损坏和丢失，不得随意外借或携带出公司，不得复制，随意更改， 4.4.2当文件使用人一旦将文件丢失，应由使用人所在部门填写文件和资料领用申请，经总经理批准后到管理者代表处办理领用手续； 4.4.3当文件使用人使用的文件严重损坏且影响使用时，应到管理部办理更换手续，以旧换新，旧文件或资料由文件发放部门销毁。 4.5文件的更改 4.5.1当质量体系文件运行中发现不适用或有错误时，填写《文件变更/补发/建立/作废申请单》经原审批部门审批后，由管理部统一更改； 4.5.2文件变更后，需变更其版次。原版文件以”A”表示，文件修定后，须有修订记录，并作相应版本更改标识，以英文字母”A、B、C..”代表文件版本，”A”代表文件是第一版，”B”代表文件是第二版，后续依此类推；以阿拉伯数字”0、1、2、3...”为版次，代表文件的修订次数, “1”代表文件是第一次修改，“2”代表文件是第二次修改，后续依此类推。 4.6文件的回收与作废 4.6.1对作废的文件或资料，由管理部将旧文件收回，发放新文件，过期、作废的文件加盖红色“作废”印章并记录于《作废文件登记表》上。 4.6.2具有参考价值的作废文件或资料，由文件发放部门加盖“作废保留”章，记录在《作废文件登记表》上，文件由各部门自行保存。 4.7 外来文件的管理 4.7.1公司外来文件由管理部统一接收、登记和保存（保存年限按照客户相关要求）； 4.7.2管理部将外来文件登记于《外来文件接受登记表》上，转交相关部门，任务完成后相关部门应将结果予以反馈； 4.7.3技术性外来文件（如：工艺文件、图纸、标准等），