医院档案管理制度.doc

医院档案管理制度 一、档案室工作制度 1、在院办公室主任的直接领导下建立综合档案室，负责集中统一管理全院文书、业务、科技、财会档案。 2、档案室负责全院档案的收集、管理和提供利用，协助相关科室做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作，并依法进行监督、指导。 3、各科室管理人员应当按照归档范围，把归档工作纳入职责范围，确保文件材料完整、准确、系统，并作为对其考核的内容之一。任何科室和个人不得私存应该归档案的文件和材料。 4、科研成果鉴定、基建工程峻工、重要设备（仪器)开箱，相关部门应当通知档案部门参加，验收应当归档的科技文件材料，没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目及设备不能验收。 5、档案室应当按照国家的有关规定制定档案的保管、鉴定、借阅、销毁等制度，切实加强管理，积极提供利用，为医院各项工作服务。 6、档案室管理必须做到门类清楚、分类准确、编目有行、便于查找、保管和利用。建立档案室保密、借、查、阅、移交制度，做到收进支出登记清楚、数字准确、帐实相符。定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁，严格按照档案存毁的规定办理。 7、档案室设置必要的设备、基本能达到防盗、防电、防火、防潮、防虫、防鼠的保管要求。 8、凡需要归档的文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，有利于长久保存。 9、本院各类档案采取定期和随时归档，凡归档的档案案卷(文件)，各业务部门要按照规定范围规定时间向档案室移交。 10、对档案室所保管的档案和资料进行定期检查，对破损和字迹退变的重要档案要及时做好修复、复制等抢救工作。搞好档案室清洁卫生，定期进行灭菌和消毒。发现问题及时向领导汇报，争取有效措施，保护档案的安全。 11、在档案的收、管、用方面成绩显著者，本院将在适当时候给予表扬或奖励，对违反的要给予批评教育，情节严重的要给予行政处分。 12、本制度既是我院贯彻国家《档案法》、《保密法》等的实施细则，又是我院的规章制度，具有法律和行政的强制性，全院职工应坚决遵守执行。 二、档案立卷归档制度 1、归档范围 凡在本院各项工作活动中形成的，具有参考利用价值的文字材料、图纸、图表、名册、照片(含底片)、录音、录像带等历史记录，均属归档范围。 2、归档时间 归档范围内的文件材料各科室应于次年一季度内移交档案室，由档案人员在六月底以前完成整理归档工作。其中科研项目在完成鉴定后，移交科研项目文件材料；基建峻工交付使用后，移交文件材料；大型设备(5000元以上)材料完成安装、调试后，移交文件材料。 3、归档要求 ①应归档的文件材料需经过档案室检查、验收合格后方能办理移交，移交时均应有移交清单，档案人员与移交者当面清点份数，并在清单上签字。 ②应归档的文件材料收集齐全、完整。 ③立卷要保持文件材料之间的历史联系，区分保存价值，分类整理。 ④准确划定案卷的保管期限，案卷标题简明确切，便于保管、利用。 三、档案保管、保密制度 1、做好档案的防火、防盗、防潮、防光、防尘和防虫工作，灭火器放在固定位置，每天检查档案室门、窗、柜的使用情况，发现问题及时解决。 2、每季度检查一次档案保管情况，对破损或变质的档案及时修补、复制，作好技术处理，每年对库存档案及档案利用情况进行一次统计。 3、保持档案室内适当的温度和湿度，爱护档案室内的设备，保持室内清洁卫生，室内禁止吸烟，不得放置杂物，严禁将易燃、易爆物品、杂物、食品等带入室内，非本室人员不得进入档案室，经常检查档案室消防器材。 4、对有密级的文书档案要专卷、专人、专柜保管，查阅要经有关领导批准。不得携带机密文件材料出档案室，传阅他人，不得在家属、亲友和私人交往和通信中或场所谈论党和国家的秘密事项。 5、借、查阅档案必须坚持借、查阅制度，并对借、查阅人员宣传保密制度，对所查、借资料不得随意失去和泄密。 6、档案室是医院人事、文化、财务、业务档案和资料综合保管的中心库，是医院历史的真实记载，涉及到党和国家以及医院的有关秘密。 档案人员要遵守保密制度，严格按保密守则办事，做到： ①不该说的机密，绝对不说； ②不该问的机密，绝对不问； ③不在不利于保密的地方存放机密文件、资料、档案。 7、加强保密检查，如个人或科室发生泄密时，要及时报告院领导和办公室，认真追查尽力挽回损失，作好泄密后的补救工作，重大泄密事件要向卫生局和保密局报告。 四、档案利用、借阅制度 1、借阅范围 ①本院各科室工作人员原则上可以借阅本院档案室所存的有关工作职责范围内的档案材料。 ②各职能部门查阅自身形成的档案，可直接到档案室查阅，查阅非本部门形成的档案应经办公室主任(副主任)批准后才能借阅。 ③档案资料只限于在室内阅，特殊情况需借出，应经有关领导批准，并办理借阅手续。 ④外单位借阅本院档案，必须持单位介绍信并注明利用目的，经主管领导和部门负责人签字同意后方可在档案室