公司信息沟通与协商控制程序.docxVIP

PAGE PAGE 1 信息沟通与协商控制程序 目的 为确保管理体系运行过程中各方面的信息能够在企业内外相关方之间得到及时、有效地沟通，建立有效的信息沟通和协商机制，确保管理体系运行的有效性和持续改进。 适用范围 本程序适用于公司内部信息交流及与外部相关方的信息交流。 术语定义 本程序引用公司《管理手册》中的术语和定义。 职责 管理者代表负责领导公司管理体系的信息交流与沟通工作。 公司董事长负责决策与顾客或其他相关方沟通中的重大事项； 总经理负责决策与顾客或其它相关方沟通中的一般事项，对内部及其全体员工的沟通工作实施领导。 其他公司领导或部室负责人，按照其职责分工负责组织分管系统内的部门沟通，并参与外部相关方的沟通工作。 公司办公室是本程序的主管部门， 负责就领导层的会议、 指示及公司生产经营大型会议精神以文件、简报、电话、传真等形式在内部进行沟通（包括必要时与上级 和外部各方的交流）。 安质环保部负责管理体系与内部和外部的沟通，收集、汇总并处理相关信息 工程部负责施工方案、技术及工期等方面的信息及沟通。 工会办公室负责与其上级工会的信息联络及公司内部员工反映信息的收集、 协商、传递和沟通工作。 各职能部门负责本职能范围内信息在内部进行有效传递和处理及改进措施的协调、落实，并和其他部门以及外部相关方进行沟通。 项目部负责在施工过程中与业主、设计、监理单位及当地政府部门进行沟通， 了解他们对产品质量、职业健康安全和环境保护方面的要求，并组织内部交流。 员工及其代表参与质量、环境和职业健康安全的有关事务并提出自己的有关意见。 工作程序 原则要求 公司各级必须保持沟通，保证信息准确、及时、真实、可靠，不隐瞒，不误传， 不遗漏。 信息的分类及内容 ：信息分为内部信息和外部信息。 内部信息 正常信息：如方针、目标指标、管理方案的制定及相关职责权限；监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告；有关产品质量状况、工期及技术方面的信息； 环境／危险因素的辨识评价与控制措施、有关产品质量、作业场所环境安全现状及持续改进意见；管理者代表、有关人员的任免以及体系正常运行时的其他信息等。 不符合 ( 或潜在不符合 ) 信息：如产品不合格报告、体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等。 紧急信息：如出现重大安全、质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏事故等情况下的信息。 需要员工在职业健康安全方面参与的信息：职业健康安全方针的制定和评审； 获知最高管理者指定的管理者代表和员工的职业健康安全代表；对引进新的或改进的设备、原材料、化学品、技术、过程、程序或工作模式等的变化而引起员工工作场所等职业健康安全要求改变的情况，力求使员工提出合理化建议。 其他内部信息。 外部信息 国家、行业、地方政府执法部门、认证机构及其他社会中介组织检查、监测反馈的结果及信息； 政策、法规、标准类信息：如质量、环境、职业健康安全法律法规、条例、产品标准及其变化等； 相关方反馈的信息及其投诉等； 其他外部信息：如各部门直接从外部获取的有关产品质量、环境、职业健康安全方面的信息。 沟通与协商的形式 文件记录：包括方针、目标、体系文件、临时通知、有关决议等； 电话、传真、网络等； 会议：包括总经理办公会、生产调度会、网络会、职工代表大会、专题会议、部门内部例会、管理评审会议、座谈会； 各种检查、审核； 新闻媒体：包括广播、报纸、黑板报、刊物等宣传形式； f)公告； g)走访面谈等。 沟通与协商的实施 内部沟通与协商的实施 与员工的沟通 定期或不定期以会议形式进行。包括职代会、管理评审会、科技大会、机关员工大会等。公司董事长或有关领导主持，员工或员工代表参加。会议组织单位负责填制《会议签到薄》。 公司领导向员工代表报告企业的经营状况，研究、布置下一步的工作计划。 员工代表提出有关产品质量、环境、职业健康安全以及其他方面的提案或意见，经有关会议讨论通过后交责任单位落实，实施结果反馈相关单位、部门和员工代表。 管理评审作为与员工沟通的一种形式，执行《管理评审程序》 。 领导层的沟通 定期或不定期以会议形式进行。包括公司领导班子会议、董事会、年度工作会、经济活动分析会、办公例会等。会议由公司有关领导主持会议，在家的公司领导参加。根据沟通的内容也可安排有关部门负责人以及项目部领导参加，会议由组织单位负责 填制《会议签到薄》。 与会人员就沟通的主题进行沟通。 职能部门内部沟通和跨部门的沟通与协商 职能部门内部沟通，由职能部门自己组织（必要时也可由分管领导组织） ，以会议形式就本部门的工作开展情况进行沟通与协商。 涉及各种业务会议、 专题会议的跨部门的沟通或交流时， 由职能主管部门组织， 其它相关部门参加。沟通应形成会议记录，填写《会议签到薄》 。 公司内部管理体系审核是跨部门沟通的一