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国家开放大学《办公室管理》课程常见问题解析 1．办公室管理的含义 办公室管理是依据办公室内在的活动机理，利用先进的科学技术，对办公室的构成条件及其信息服务活动进行计划、组织、指挥和控制等的活动。 2．办公室管理的基本原理 办公室管理是一门以人造系统为研究对象的科学技术。它的理论基础建立在管理学、行为科学、科学社会学、系统论、控制论、信息论等基础科学理论以及相关的科学技术之上。办公室管理的基本原理包括： （1）系统原理：系统原理运用于办公室管理，主要是指运用系统论的整体综合观对办公室管理进行系统分析，从整体上正确理解系统的目的，保持子系统间的动态平衡，保证办公室的整体性能和效益达到最优化。 （2）整分合原理：整分合原理运用于办公室管理，主要是指运用整分合原理来规划办公室的各项工作。做到在整体规划下有明确分工，并在分工基础上进行有效综合。通过“整”“分”“合”三种管理形态的及时调节，保持办公室管理的高效率。 （3）反馈原理：反馈原理应用于办公室管理，主要是指在办公室管理活动中，建立灵敏、准确、快速的反馈系统，灵敏地感受信息，正确地分析、处理信息，有效地利用信息，为领导决策提供依据，协助领导把信息转化为强有力的管理行为，最大限度地发挥信息的效益。 （4）封闭原理：封闭原理运用于办公室管理，主要是指办公室自身系统的管理手段必须构成一个连续的回路，形成一个封闭的有效的管理系统。当管理系统具备了决策、执行、接受等元素后，系统的封闭就有赖于办公室管理来实现了，这包括针对指令执行效果进行预测，针对出现的问题采取相应措施，针对执行后果进行评价及奖惩等，从而实现管理目标。 （5）弹性原理：弹性原理运用于办公室管理，主要是指在复杂的管理活动中，必须有充分的可供调节的余地，以适应客观事物的变化。通过对管理系统中各单元的协调、督促，制定紧急处置措施，开通渠道，确保各项管理指令的贯彻，提高办公室协调职能的实施效果。 简答电子公文处理过程的五个环节。 （1）创建 ：根据一定的规则建立电子公文的过程 （2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。 （3）交换 ：按始发者意图进行跨系统的公文传递。 （4）归档 ：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。 （5）销毁 ：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。 简要回答公文写作的五部曲。 第一步，领悟领导意图：要求：准确、全面、提炼。增加“贴近度”。 第二步，站在领导角度考虑问题。 第三步，把握常用思维方法：模式化思维；对象化思维；辩证思维；散点思维；求同存异思维。 第四步，牢记拟写公文要素及要求 第五步，符合国家公文格式标准 简要回答起草请示的“五步棋”。 （1）因为什么请示——对于原因、目的的说明。 （2）请示什么问题——提出请示的主题内容。 （3）怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案。 （4）请求上级回复——结尾用语的使用。 （5）有无附件需要说明——根据需要确定附件的使用与否。 简述会务管理中对会务工作人员的要求。 （1）会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）； （2）组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）； （3）做好联络协调（沟通协调能力强）； （4）会议记录与保密（业务素质强，有原则）； （5）会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。 简述会议的积极作用。 （1）交流信息，互通情报； （2）发扬民主，科学决策； （3）增强友谊，促进团结； （4）统一认识，协调行动； （5）带动消费，促进经济。 简述公共关系的三大构成要素及其原则。 （1）三大构成要素是主体：社会组织；客体：公众；手段：传播途径 （2）公共关系原则：公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统一。 简述公文校对工作要求。 （1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等； （2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题； （3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理； （4）需要使用标准校对符号； （5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。 简述制作会议证件的注意事项。 （1）重要的大中型会议，会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会 者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。 （2）重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。 （3）会议证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。 （4）大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参 加者的会议证件的样式。 （5）应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。 简述