会议服务工作流程及礼仪课件.pptVIP

会议服务工作流程相关礼仪 一、会场布置 ? ? 1 、接到会议室使用通知后，应首先明确客 人需要提供的服务项目，如会议室的使用 时间，使用次数、人数、单位、何人参加， 有无会标、席位牌，是否摆放鲜花水果， 话筒的个数，是否摆放投影仪、投影幕、 板书用具（白板、板擦、白板笔）以及会 议联系人落实看会场的时间等）。 2 、会议室服务人员按会议联系人预约看会 场时间，提前半天安排服务员按照要求布 置好会场，开窗透气，摆放会议所需物品 一、会场布置 ? ? ? 3 、检查会议室灯具、桌椅、空调、音响等 设施设备的完好。地面、四周墙裙、门窗 做到无损坏、无灰尘。如有损坏及时报修， 并督促工程维修人员，检查维修结果，保 证设施完好率达到百分百。 4 、按要求粘好会标，保证协调美观。 5 、投影设备、板书器材等应首先征得会议 负责人的同意进行适当摆放，所需用具应 完备、易取用。提供良好稳定的电源。帮 助调试投影设备和客人携带的媒体工具。 一、会场布置 ? ? ? ? 6 、检查并准备好音响及话筒视频追踪等设 备，并调试音响、话筒到适当音量，话筒 高度一致。 7 、席位牌由商务中心接待员核对好后，提 前放在会议室，由会议组织者安排摆放。 8 、在圆桌上摆放好香巾碟。摆放好纸笔， 要求将纸摆放在距下桌沿 5 厘米正对椅背处， 笔尖朝上成 45 度角。 9 、最后一次检查台面是否整洁，各种用具 是否干净、齐全，摆放符合要求。 二、会前准备 ? ? ? ? ? 1 、会前准备务必在接到开会通知的时间半 小时前进行。会议服务员应将手机调至振 动或关机。 2 、根据会议人数，在茶水间准备好相应数 量的茶杯，并放置适量茶叶，准备好干净 保温的开水瓶，打好开水。 3 、准备香巾。 4 、打开空调，确保会议室温度适宜。 5 、保洁人员在公共卫生间配卷纸、点檀香， 对台面、地面卫生再次打扫，并清理会议 二、会前准备 ? ? ? 6 、在吸烟区摆放好烟缸和纸巾，如果有茶 歇，在会议开始前在指定位置摆放好。 7 、开音响、灯光，再次进行音响的调试。 8 、会议开始前 30 分钟，会议服务人员应再 次检查会标，欢迎牌、绿化布置、空调、 音控等情况以及公共卫生间、公共卫生是 否 OK ，如有欠漏，需立即通知服务中心或 有关部门人员，保证会议按时进行。 二、会前准备 ? ? 9 、会议即将开始时，会场播放与会议主题 相符的轻音乐，任何妨碍客人的工作如吸 尘等应立即停止，服务员站在会议室门外， 面向客人到来的方向，保持微笑。若是重 点会议，需有主管或经理在场迎候。对年 老体弱者进行搀扶。 10 、客人到来距离会议室约 2.5 米时，服务 员上半身略微前倾，问候客人： “ 您好，领 导 ” ，并伸手示意大门的方向： “ 这边请。 ” 三、会中服务（重点） ? 1 、客人陆续入座时，服务员一人先上香巾， 其他人倒茶水。先在茶水间倒好茶水，用 托盘将茶水托出，先为会议室主桌上的客 人送茶水。走近就座的客人，站在客人右 侧，身体略微前倾，右手先拿一个杯垫放 置在桌上，（客人的右手正上方的位置）， 然后拿茶杯将茶杯放置在杯垫上，杯把朝 右下方方便客人取用，退半步转身离开服 务下一位客人。 三、会中服务（重点） ? ? 2 、如有投影仪，服务人员不要横穿投影仪， 以免影响投影效果。 3 、会议服务人员必须手机调成振动或关机， 坚守岗位。会议开始时，茶水服务人员按 标准站姿在茶水间门口，音响师站在音响 室门口，面向会议室，站姿规范，注意观 察参会人员随时可能产生的需求。会议进 行时，服务员要留意会议进程，发现有需 求的客人要立即上前询问。 三、会中服务（重点） ? 4 、会议服务员注意观察会场情况，适时续 水，在会议开始后 15 分钟左右进行，以后 每隔 20 分钟续一次，（可视情况提前或延 迟）。茶水温度始终应保持在 85 摄氏度以 上。拿暖瓶倒水时，须左手拿壶（同时手 心里可放叠好的纸巾两张，如遇有客人自 己不小心将水溅到桌上的情况，可以应急 处理），右手托壶于胸前，走路要稳，步 子要轻，动作协调；从桌后倒水时，侧身 站立于客人右侧，大拇指、食指拿起杯把 三、会中服务（重点） ? ? 如客人坐的比较拥挤，服务员拿不到杯子 时，可轻声提示客人“打扰一下，给您加 点水”，同时手伸向杯子，这时一般客人 都会理解服务员的意思，协助将杯子拿给 服务员。 如遇到客人碰倒茶杯的情况，要及时到茶 水间拿抹布擦拭，如是主席台上的（会议 室内）可先就近抽取纸巾先应急处理，再 去拿抹布处理。此项事情出现考验的是会 议室服务人员的应急能力和协作能力。一 三、会中服务（重点）