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体系文件控制程序 1 目的 对本公司质量、能源、环境和职业健康安全管理体系要求文件进行有效控制， 确保公司重要场所使用文件均为有效版本。 2 适用范围 适用于本公司质量、 能源、职业健康安全和环境管理体系编制、 审批、评审、 更改、标识、发放和回收等活动的控制。 3 职责 3.1 公司总经理负责管理手册和程序文件的批准。 3.2 管理者代表组织管理体系文件的策划、 编制和审核。 确定管理体系文件 的发放范围。 3.3 企划部 负责本公司管理体系文件的组织编制和评审、 发放、回收及销毁 等管理工作。 3.4 技术部负责本公司技术文件的组织编制、评审、发放、回收、更改及管 理。 3.5 各部门负责本部门与管理体系有关文件的接收、发放和保管。 4 文件管理 4.1 体系文件分类 4.1.1 公司管理体系文件包括： a) 管理手册； b) GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001和 GB/T23331标准中要求的和 公司过程控制所需的程序文件； c) 作业指导类文件包括 : 管理类文件： 管理制度、 安全/ 设备操作规程、 各工种安全环保操作 规程、 能源管理规定、 应急预案等； 技术类文件：工艺文件、图纸和标准等。 d) 外来文件 适用的质量、 能源、 职业健康安全和环境法律法规和其他要求； 设计单位和顾客提供的图纸和技术资料等。 e) GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001和 GB/T23331标准中要求的和 公司质量、 能源、 环境和职业健康安全控制中所需的记录。 4.1.2 体系文件和记录编号方法见附录 A。技术文件编号方法见《技术文件 控制程序》。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1 管理者代表在公司建立管理体系前期或所采用的标准换版时；公司 内、外部环境发生变化时， 组织行政部等部门提出体系文件清单及修改完善内容 等。 4.2.2 公司管理手册由企划部组织编写， 管理者代表审核， 总经理批准。 程 序文件由企划部组织相关部门编写， 部门负责人审核， 管理者代表批准。 作业指 导文件由相关职能部门编写，主管审核，部门负责人批准。 4.3 文件的发放和管理 4.3.1 管理者代表确定文件发放范围，企划部按需要复印相应份数，在文件 封面做好受控状态标识和分发号，文件领用人员在《文件发放 / 回收登记表》上 签字。 4.3.2 当使用的文件丢失或出现严重破损而需申请领用时， 应经管理者代表 批准。因破损而重新领用的新文件，受控号不变，企划部收回原文件；丢失补发 的文件应给予新的分发号， 并注销己丢失文件的分发号， 企划部做好文件发放和 回收记录。 4.3.3 文件使用人应确保使用文件的清晰、 整洁和完好， 不得乱涂乱改， 未 经管理者代表批准，不得私自外借或复印。 4.3.4 文件持有人调离公司或公司组织结构调整时， 企划部应收回其所持有 的文件，并在原发放记录上注明回收日期。 4.3.5 公司受控文件以电子和纸质形式， 电子文件在公司网上发布， 以当日 最新的为有效版本。 纸质形式文件以最新版本为有效版本， 企划部编制 《体系文 件总清单》，文件进行更改 / 换版后，企划部应更新《体系文件总清单》