物业管理文档：档案管理制度.docxVIP

Word Word 文档仅限参考 Word Word 文档仅限参考 档案管理制度 为了系统完整地保存管理处在管理服务活动中形成的各种门类档案 , 特制订本制度。 一、档案资料的归档管理 文件材料的归档范围 文件档案的归档范围 , 包括管理部及各处、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等内容。 技术档案的归档范围： 管理员、技术员在工作中形成的图纸、 说明书等内容。 专项档案的归档范围 , 包括管理部、处、室在专门业务活动中形成的各种档案, 如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等。 归档要求 归档的文件材料必须字迹清楚工整 , 纸张及文件格式符合国家要求 , 禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。 归档的文件材料要完整齐全。 每类建设工程竣工必须有兼职档案管理员参加 , 对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。 归档的文件必须是原件。 保持归档文件材料之间的历史联系 , 并进行科学分类、立卷和编目号。 案卷题名应确切反映卷内文件内容 , 并区分保管期限。 文件材料的归档必须办理移交手续。 归档时间 文书档案在第二年上半年内归档。 建设项目在竣工验收后一个月内归档。 各项管理工作形成的文件材料 , 在翌年上半年内 , 要将应当归档的文件材料组织保管单位 , 由各职能部门负责人审定后 , 向档案部门归档。 归档份数 各类文件材料一般归档一式一份。 重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。 不归档文件材料的范围 重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。 上级机关任免、奖惩非管理处工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料。 上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。 未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历 次修改稿（重要法规性文件、定稿除外） 、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外） 。 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。 非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。 下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。 各部门领导要对管理部文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。 二、档案资料的保管 所有档案资料均由各管理处自行管理 , 管理部档案资料由分行大厦管理处兼管。 存放档案必须有专用柜袈 , 在排列上袈时 , 应按照类别和保管单位的次序 , 自左向右, 自上而下地排列 , 以便于管理和查找。 底图除修改、送晒外 , 不得外借 , 修改后的底图入库 , 要认真检查其修改、补充情况, 底图存放以平放为宜。 存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒 , 按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。 定期每半年进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作 , 做到账册相符 , 对破损或载体变质档案 , 要及时进行修补和复制 , 发现档案发霉或虫害定期消杀。 档案资料室需做好等防盗设施。三、档案资料借阅管理 管理处所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。 管理处人员查阅档案 , 须办理登记手续。 在借阅档案时应做到以下几点： 规定办理登记手续 , 定期归还。 要爱护档案 , 不得丢失。 所借档案不得随意折叠和拆散 , 不得对档案随意更改 , 涂写。 借出和归还档案时 , 应办理清点手续 , 由档案员和借阅者当面核对清楚。 档案如有丢失、损坏或泄密 , 要立即追究当事者责任。 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。 调离本管理部的工作人员 , 必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。四、档案鉴定和销毁 档案鉴定工作由档案小组负责进行 , 鉴定小组由主管档案的领导、档案员和有关业务管理人员 , 日常的鉴定工作由档案员负责。 鉴定小组的任务 负责制订本单位档案保管期限表 对到期档案提出存、毁意见。 确定保管期限原则 对本单位有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存。 凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。 鉴定工作应该定期进行。 档案通过鉴定 , 要求达到划定保管期限准确 , 保管单位质量达到标准规定 , 鉴定中发现档案不准确、不完整 , 单位应及时责成 有关人员和部门负责修改、补充。 销毁档案的程序包括： 鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告单位主管领导审批 , 销毁清单及报告由档案室保存。 档案销毁时 , 由单位派二人以上进行监销并在销毁清册上签名。 销毁档案时要严格执行保密规定 , 对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的 , 将根据国家有关规定进行处理。