档案检索基础知识培训.pptx

第八章 档案的检索;8.1 档案检索概述;8.1.2 检索效率; 1、查全率：检索出的相关档案与全部相关档案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其公式： 查全率= x100% 2、查准率：检索出的相关档案与检出的全部档案之间的百分比。其公式： 查准率= x100%;;8.2 档案检索工具;8.2.2 按编制方式分的检索工具;8.2.2.2 索引 将档案的某一部分分特征以及出处著录出来，并按照一定秩序编排的检索工具。主要有： 1、文号索引 2、人名索引 3、地名索???;8.2.2.3 指南 以文章形式综合叙述档案情况的一种检索工具。主要有： 1、档案馆指南 2、全宗指南 3、专题指南;8.3 档案的著录;8.3.1.2 档案著录原则 1、客观性原则 2、力求内容准确，形式一致，符合标准化;8.3.2 档案著录格式;8.3.3 著录项目;2、并列题名* 是以第二种语言文字书写的与正题名并列的题名，与正题名一并著录，前加“=”号。 3、副题名及说明题名文字* 副题名是从属于正题名的另一题名，照原文著录。正题名能够反映档案内容的，副题名不必著录。 说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时照原文著录说明文字，副题名及说明文字前加“：”。;4、文件编号* 包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范文件的统编号、图号等。除年度号用“〔〕”外，其余照原文抄录。其前加“：”；若著录多个文件编号，用“；”隔开。 5、责任者 即作者。只有一个责任者时，照原文著录，其前加“∕”；多个责任者，著录居首 责任者，被省略的用“〔等〕”表示。 ;6、附件* 只著录附件题名，其前加“+”号；多个附件的，应逐一注明，各附件前均加“+”号；附件过长，可节略，节略部分用“…”表示；自拟附件题名前加“〔〕”。;8.3.3.2 稿本与文种项 1、稿本* 依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“. －”。 2、文种* 依实际情况著录为命令、决议、指示、通知等，其前加“：”。;8.3.3.3 密级与保管期限项 1、密级* 根据“GB 7156-1987文献保密等级代码”： ;2、保管期限* 分永久、定期（30年、10年）。其前加“：”，若已改，应著录新的保管期限。 ;8.3.3.4 时间项 分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“. －”。 1、时间项一律用8位阿拉伯数字。历史纪年照原文著录外，还需附公元纪年，加“（）”标注。 2、没有形成时间的，应据内容、形式特征考证出时间著录，并加“〔〕” 3、文件时间不完整的，仍注原时间，不清楚部分以“口”补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕”。 4、考证不出时间的，著录为“. －口口口口口口口口”，也可注首问世间、审核时间、印发时间，但应在附注项中说明。 5、起止时间注法：用“—”连接。;8.3.3.5 载体形态项 1、载体形态* 分为甲骨、金石、简牍、纸、唱片、胶片、磁带、磁盘、光盘等。纸张载体不予著录，其它载体据实著录。其前加“. －”。 2、数量及单位* 数量为阿拉伯数字，单位如“页”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。其前加“：”。 3、规格* 指载体的尺寸和型号等，其前加“：”。;8.3.3.6 附注和提要项 1、附注* 此项著录需要解释和补充的内容。依各项目顺序著录。每一条附注均以“—”分隔。 2、提要* 对文件和案卷内容的简介，应反映主要内容和重要数据。附注后另起一段写，一般不超过200字。;8.3.3.7 排检与编号项 1、分类号 依据《中国档案分类法》和GB15418—1994的有关规定著录。 2、档案馆代号* 依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》的代码著录。 3、档号 档号中各号之间以“—”相隔。;4、电子文档号 为管理电子文档所设的一组符号代码。 5、缩微号 是档案馆赋予档案缩微制品的编号。 6、主题词或关键词 按照DA/T19—1999、《中国档案主题词表》及本专业、单位的规范化词表进行标引。另起一行，齐头著录；各词之间空一个汉字位置；一个词不得分两行写。 ;;I108042