物业服务公司文件管理制度.docVIP

文件管理制度 1. 目 的建立统一的公司文件管理制度，明确文件管理的原则和工作程序，发挥文件在公司管理工作中的功效。2. 适用范围适用于公司各单位，凡以公司或部门名义所形成的文件资料，都应遵循此规章。3. 定 义3.1 质量管理体系文件是依据公司参与认证的ISO9001：2000标准要求，制定的指导和把握组织与质量有关的相互协调的活动的文件。 房地产E网 / 物业经理人 / 3.2 管理制度是公司各部门（管理处）为实现公司管理目标，对各项管理工作所制定的独立于质量管理体系文件之外的制度性文件，是规范指导公司员工进行各项管理活动的准则。3.3 行政公文是公司领导者或管理部门，为传达贯彻上级政策，或者履行其职责和处理具体事务中所形成的文件。该文件需要加盖公司印章，并以年字号进行分类和发放。3.4 外来文件指来自外来单位（包括国家立法机关、行政管理机关、上级主管单位、相关平行单位以及其他部门）的对我公司工作具有指导性、规定性作用的文件、资料等。4. 职 责4.1 行政部：负责对公司产生的三类文件的标准化、规范化进行统一的指导，并组织编写。负责全公司文件管理，同时行政部是公司文件的归口管理部门，全部公司文件（质量管理体系文件、管理制度A类文件、行政公文、外来文件）的分发皆归口其管理，负责文件的编号、定稿、复印、发放、回收以及原件的保管等工作。4.2 各部门（管理处）：依据本部门日常工作需要，负责制订本单位相关的工作文件和管理制度B类文件，完善本单位的文件体系。如需以公司名义发放的文件，交由行政部进行发文。4.3 各部门（管理处）文件管理岗位：负责本部门文件的收发、传阅管理，以及文件的登记、保管、供应利用、存档工作。5. 文件管理主要工作准则5.1 文件的分类原则公司文件按形式分为四类，即质量管理体系文件、管理制度、行政公文、外来文件。5.1.1 质量管理体系文件分为质量手册、程序文件、工作手册。5.1.2 公司的管理制度分为两类：A类文件和B类文件。A类文件指由公司发文，在全公司范围内实施的文件；B类文件指由各部门（管理处）发文，在本单位范围内实施的文件。5.1.3 行政公文一般指各类对内对外通知、信函、方法、规定、会议纪要、请示、报告、方案、总结、方案等。5.1.4 外来文件包括国家法律法规、技术规范、上级机关来文、政府单位来文等。5.2 文件编码原则5.3.1 公司产生的全部文件应进行分类编号。5.3.2 公司质量管理体系文件、管理制度文件、行政公文的编码方法见附件1。5.3.3 全部公司产生的文件都由公司行政部统一登记取号。5.3 文件标识原则5.4.1 公司产生的三大类文件须接受统一规范的封面、内容格式：质量管理体系文件接受程序封面的形式（见附件2），管理制度接受专用的管理制度封面（见附件3），行政公文以红头文件形式。5.4.2 每份文件上要按规定要求标识文件名、类别、版次、编号、密级、发放范围等。5.4 文件电脑管理系统行政部负责建立公司文件扫瞄系统，逐步实现文件名目和全文的电脑检索，逐步实现文件档案的电脑化管理。6. 文件管理主要程序6.1 文件编制、审核和批准权限文件编制、审核和批准权限表如下：序号 文件名称 编写部门 审核部门/人员 批准人员 是否受控1 质量管理体系文件 质量手册 管理者代表组织 管理者代表 总经理 是程序文件 管理者代表组织 管理者代表 总经理 是工作手册 各相关部门 管理者代表 总经理 是2 管理制度 A类文件 公司职能部门 制度涉及单位 总经理 是B类文件 各部门（管理处） 本单位 本单位负责人 否3 行政公文 业务部门 主管领导 总经理 否 6.2 受控文件管理流程受控文件包括质量管理体系文件和A类管理制度文件。受控文件管理流程图及主要责任部门见附件4。6.2.1 受控文件编制质量管理体系文件及A类管理制度文件应有统一的内容格式，文件编制人员应依据附件6《管理文件的格式内容要求》进行文件的编写。6.2.2 受控文件审批1) 文件编制后，依据规定的审批权限，由受控文件编制部门填写受控文件审批单（见附件7）送交相应人员审批。编制部门在审批单上需填写以下栏目：文件类别、文件名称、编写日期、编写部门（个人）、发放范围等，并且跟踪、修改。受控文件经批准人批准后交行政部制发。2) 受控文件的审核人员必需对文件的适用性负责。文件的批准人必需对文件的有效性和接口性负责。3) 受控文件的审查包括文件内容和形式的审查。文件内容的审核应留意在可操作性及协调全都性，文件形式的审查包括文件格式、标识、发放范围等符合要求。4) 受控文件涉及多个部门时，要请相关部门会签。会签主要是使相关部门明确本部门的职责、