企业公司采购信息系统使用制度.docxVIP

采购信息系统使用制度 第1章 总则 第1条 目的 为了有效组织、管理和控制采购信息的采集、整理、传输、分析等过程，确保公司的采购活动实现信息化，提高采购工作效率，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司采购信息系统的使用、维护等相关管理工作。 第3条 职责分工 1.采购部经理负责划分采购信息系统中采购模块的使用权限，审核系统维护的信息，并且监督采购信息系统的实施。 2.采购部各工作人员负责与信息管理部沟通采购信息系统需求，操作采购信息系统，配合信息管理部人员开展系统测试，并及时将操作信息反馈给信息管理人员。 3.信息管理部人员负责采购信息系统的权限设置、系统操作的培训和指导、系统运转情况的监控及采购信息系统的调试、维护等工作。 第2章 采购信息系统的架构介绍 第4条 采购信息系统的构成 采购信息系统包括业务操作系统、业务管理系统和电子商务系统三个部分。 采购信息系统的构成及用途一览表 序号 构成 主要用途 1 业务操作系统 日常采购计划及认证、订单环节的核心业务信息处理 2 业务管理系统 采购绩效统计处理，商业信息数据的收集及查询、历史经验数据存放与共享 3 电子商务系统 与供应商或社会供应群体的信息系统进行信息交换及传递 第5条 采购信息系统架构 一般情况下，在整个采购作业系统中包括采购资料库、管理信息系统、采购作业系统、决策支持系统及MRP系统等模块。 第3章 采购信息系统的操作管理 第6条 采购信息系统的权限分配 1.采购专员申请采购信息系统的操作权限，提交采购部经理审核，并报采购总监审批。 2.采购专员将审批通过的“权限申请表”提交给信息管理部。 3.采购专员得到信息管理部的反馈后，进行权限测试，如有问题应及时通知信息管理部。 4.采购专员使用分配的系统权限，按照操作标准开展日常业务。 第7条 采购信息系统使用操作 1.信息管理部应编制采购信息系统操作标准，经信息管理部经理审核后下发采购部执行。 2.采购部工作人员在接受信息管理部的采购信息系统操作培训之后，应利用信息系统辅助开展采购业务。 3.采购专员在日常使用系统中，如发现问题 应及时与信息管理部沟通解决。 第8条 采购信息系统操作注意事项 1.采购专员的系统权限应与其岗位职责相符，如采购订单的制作和采购订单的审核不能是同一个用户。 2.采购专员的职责如有变动，应及时申请，请信息管理部做相应的变更。 3.未经授权，任何人不得将用户权限给未授权限的用户使用。 4.采购专员应严格按照采购信息系统的操作标准进行操作，不得擅自改动。 第4章 采购信息系统的操作问题处理 第9条 采购管理信息系统的主要问题 由于市场随时发生变化、人员操作失误等原因，在使用信息管理系统时应注意收集信息系统问题，一般情况下问题可分为以下两类，具体如下表所示。 系统管理信息系统问题一览表 问题种类 具体问题 系统本身问题 信息系统与公司现有系统（包括公司防火墙）的整合问题，不能兼容 系统数据容量问题，可能影响系统数据的存储、备份、输出 系统运算逻辑问题，运行结果与实际出现差异 系统设计的程序不能满足实际业务操作的需求，因系统的局限性无法进行二次开发或开发费用过高 系统程序开发出现漏洞，可能引发系统瘫痪 业务操作的问题 系统操作比实际业务操作复杂，需增加岗位或人员，导致管理费用或维护费用过高 各职能部门之间缺乏合作，造成数据错误 操作人员缺乏规范、完整的培训，因系统操作不熟悉导致数据错误 因不熟悉系统或实际业务操作，导致系统数据参数设置错误 缺乏信息系统管理的复合型人才，导致无法全面的协调和管理整个系统的运行 人员变动频繁，关键操作或实施人员流失，导致系统操作流程发生阻塞 测试和试运行不充分，急于投入使用，未及时发现问题 第10条 信息系统的改善 1.采购专员在日常操作中如发现问题或需要改善的地方，经采购部经理审批后及时将系统改善需求提交到信息管理部。 2.采购专员应配合信息管理的调查、确认以及测试的需求。 3.在信息管理部对系统调试完成后，应先进行试运行，并记录运行状况。 4.改善的系统经确认满意之后，采购专员要签字验收，并更新采购信息系统操作标准。 第5章 附则 第11条 本制度由采购部负责制定、解释、修订，由采购总监审批。 第12条 本制度自颁布之日起正式实行。