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电梯有限公司文件控制程序 文件编号：电梯有限公司01 页码：1/4 1、目的 为使本公司质量管理文件处于受控状态并满足GB/T19001-2000标准的要求，特制定本程序。 2、使用范围 本程序适用于对本公司质量管理文件的控制。 3、职责 3.1行财部负责本程序的组织实施。负责全公司范围内体系运行文件的标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制。 3.2工程技术部负责技术性文件和施工作业文件的编制、更改以审核以及负责本部门范围内的文件编制和控制。 3.3其他部门负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文件控制。 4、工作程序 4.1质量管理文件包括： 质量文件——一级文件（包括质量方针、质量目标和质量手册） 程序文件——二级文件 作业文件——三级文件（各种管理规范、操作规程、作业指导书、质量记录文件等） 外来质量文件（如标准、有关的法律法规、顾客提供的有关文件等） 4.2文件的编号 4.2.1文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索。 文件的编号由行财部统一规定，具有统一性标识。文件编号由企业名称代号、文件代号、章节号、顺序号几部分组成。顺序号从01开始。 质量管理手册编号 章节号 手册代号 体系代号 企业名称代号 电梯有限公司文件控制程序 文件编号：电梯有限公司01 页码：2/4 程序文件编号 顺序号 章节号 程序文件代号 企业名称代号 例：BA-CX-2-03表示贵州博奥机电设备开发有限公司 程序文件第2章第3个程序文件。 作业文件编号 顺序号 部门代号 例：GJ-02表示工程技术部第2号作业文件。 部门代号为： 销售部—XS； 质检部——ZJ； 物资供应部——WG； 工程技术部—GJ； 行财部—XC； 4.2.2文件的版本号和修改状态号 版本号以A、B、C…..字母表示。 修改状态号以0.1.2.3.4……表示。 页码以第×页/总页表示（如页码1/3——表示该文件共3页此为第一页。 当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的先行状态，并确保在使用处可获得相应有效版本。 4.3文件的批准、评审与更新。 《质量管理手册》由技术负责人审核、总经理批准； 程序文件由技术负责人审核、总经理批准； 作业文件由部门负责人审核，主管领导批示； 技术性文件由工程技术部负责人审核，总工程师批准； e、 必要时对文件的评审与更新时，需再次批准。 电梯有限公司文件控制程序 文件编号：电梯有限公司01 页码：3/4 f、必要时对文件的评审与更新时，需再次批准。 4.4文件的更改和作废 必要时对文件进行更改。要填写：“文件更改/修改审批表”，并保留更改内容的记录。 4.4.1质量文件的更改由原文件的起草部门/人（或管理者代表指定的其他专人）根据质量体系运行的实际需要所提出的更改意见进行修改，由原文件审批人审批。 4.4.2竟批准修改后的质量文件由文件的起草部门人员视其更改内容的多少而确定是发放《文件更改通知单》由使用部门自行划改还是换页或换版；并将修改信息在修改记录中加以记录。 4.4.3 质量文件如出现打印文字错误时，可直接在文件上进行划改，或下发勘误表。 4.4.4文件的修改方法 钢笔或碳素笔划改，在原文上划二横即保持删除的内容以表示修改状态，不得涂改、撕毁、挖改等形式。 在划改处附近部位将修改正文以清晰字迹写上，并用英文小写字母：“a、b、c….”表示修改次序，例如第一次修改以“a”表示，若第一次修改三处，则以：a1、a2、a3”进行标识。 4.5文件的标识 4.5.1所有正在使用的质量文件必须是先行后效的。质量管理文件由文件编制部门自行编号，由公司行财部在文件封面或第一页左上角加盖红色《受控》专用章（质量记录等除外）。 4.5.2质量文件的发放和回收必须有记录。质量文件（质量记录除外）必须有使用部门或使用者的编号。用红色阿拉伯数字进行标识在文件封面