时间管理与工作组织.pptVIP

* * * * * 在办公室中，文件流通可以是你最大的资产，也可以是你最大的敌人，只是看你如何去管理。管理不当的文件或信息不是资产、反而是负担。管理文件的能力和你能否达成目标的能力有直接的关连，文件杂乱无章使人无所适从，良好的文件管理则有助于你作出明确的决定。每次只处理一份文件，一份文件只处理一次。 * * 你的目标与优先顺序会帮你找出哪些要求与活动应该有礼貌的说“不”，哪些又该欣然说“好”。学会用“不”来保护你的时间和精力。 注意“对时间要严格，对人要和善礼貌”，当你拒绝别人的时候一定要附以理由，让对方了解你的诚意，并可以同时提供其他解决途径。 注意要对事不对人，切忌通过第三者拒绝 * * 你的目标与优先顺序会帮你找出哪些要求与活动应该有礼貌的说“不”，哪些又该欣然说“好”。学会用“不”来保护你的时间和精力。 注意“对时间要严格，对人要和善礼貌”，当你拒绝别人的时候一定要附以理由，让对方了解你的诚意，并可以同时提供其他解决途径。 注意要对事不对人，切忌通过第三者拒绝 * 你的目标与优先顺序会帮你找出哪些要求与活动应该有礼貌的说“不”，哪些又该欣然说“好”。学会用“不”来保护你的时间和精力。 注意“对时间要严格，对人要和善礼貌”，当你拒绝别人的时候一定要附以理由，让对方了解你的诚意，并可以同时提供其他解决途径。 注意要对事不对人，切忌通过第三者拒绝 * * * * 人生在世屈指算，最多三万六千天； 家有房屋千万所，睡觉就需三尺宽； 总结起来四句话： 说人好比盆中鲜花；生活就是一团乱麻； 房子修的再好那也是个临时住所； * * * 一般事情会按照优先矩阵中的重要程度和紧急程度来进行划分： 重要----如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值 紧急----如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处 1、既重要又紧急：危机或投诉发生，必须马上处理 2、重要但不紧急：做规划、沟通、建立人际关系，虽然不紧急，但要多花时间在上面 3、不重要但紧急：电话、会议等，要尽量减少 4、既不重要也不紧急：无意义的闲聊，要尽量避免 一味追求效率的结果是：以最快速度爬上梯子，然后发现梯子架错了墙！ 美国泊利恒钢铁公司总经理曾花很多时间寻找如何更好的利用时间的方法，于是他聘请了一位顾问，叫做艾维·克，艾维·克对进行了一段时间的观察，最后给泊利恒公司总经理三条建议，然后说，你先试用一段时间后再决定给我支付多少钱，两个月后，他得到了一张$ 25000的支票。 这三条建议是什么呢？很简单： 1、把每天要做的事列一份清单 2、确定优先顺序，从最重要的事情做起 3、每天都这么做 我们可以看到这里的关键点是根据事情的重要程度确定事情的优先顺序。 那么，确定做事的优先顺序有什么好处呢？ * 四个象限应该安排的是行动（面对辞职这个事件要做什么？），而非事件（“有个员工辞职”）本身。面对每个事件不同人会采取不同的具体的行动，不同的行动的选择会带来不同的工作成效，从而体现出不同的时间管理水平。 解析：管理者不可能在当天抽出大段时间和下属沟通，所以把“通过沟通了解下属的想法并加以挽留”这个事件放在第I象限（又重要又紧急），既没有可能，也无法执行。管理者能做的是把这个事件拆分成两个行动：首先，抽5分钟和下属简短的沟通，目的是平复他的情绪不要让他过于冲动，并且让他同意另外约个时间你和他认认真真好好谈谈；其次，和下属另约一个时间长谈。第一个行动放入第1象限立即处理；第2个长谈的行动放入第2象限作为重要但不紧急的行为，明确计划一个时间，在合适的时间处理。 * 为什么施工人员老是要打电话来询问呢？因为看不懂，也因为设计不太符合施工现场的实际情况。那设计人员的设计是否有问题呢？图纸是给别人看而不是给设计者看的，如果图纸设计的很容易让人看的明白，那些询问的电话自然就少了，你们的工作时间也就不会再耗在接听电话解释图纸上，因而也就会有更多的时间用于设计图纸。了解为什么别人看不懂图纸？看不懂的都是哪些地方？能否有改进的方法？如何改进？这些在此刻已经是重要的事情了，因为不做这件事，每天询问的电话就会一直存在，并随着图纸的增加而越来越多，设计人员的图纸设计就会越来越没有时间，不能按时完成设计任务，从而影响到了工作的成效。因此，我们不难发现，其实那些工作中重复发生的紧急事务，背后隐藏的根源就是我们可以主动改进的重要事情。同时，改进了这些重要的事情也会使日常的紧急事务减少，真正的提高工作成效。 * 把时间多投资在第二象限，可以减少第一、三象限事件的发生。因此，预防突发情况最好的办法。 * 1、目标：在工作或生活中要达到的质量和数量上的要求 2、目标的重要性 举例：段式经贸公司董事长段云松的例子 3、目标应符合SMART原则 * 按照事情的“重