时间管理和工作组织技巧.ppt

* * * 为了提高成效，要多做什么？少做什么？ 鼓励大家分享给别人！ 最后别忘记问：象你说的那么做有什么好处？ * 在办公室工作，难免不被同事打扰。但不能让这些干扰把你从重要的事情上拉开，而成为浪费时间的主要原因。应当把握自己的时间，学会说“不”。如果手头的工作比外界来的打扰更重要，那就定个时间，当天晚些时候再解决插进来的问题。这样，既能继续自己的工作又不至于得罪同事。还可以试试站着说话，站着交谈花的时间只是坐着的75%。另一个是鼓励同事适可而止，比如，问他是否有必要来找你，是否应该来找你。 * DO IT NOW！为什么？做完就完了，心里不愿意压事情、不想惦记着让自己难受 经常用哪个D？DO IT NOW！ 后果是什么？劳累、紧张、压力大、质量差，渐渐形成压力紧迫症----瘾性压力紧迫症，不选择了，只做最有刺激（迫在眉睫）的事情 本来就有其他几个D的，不要老是DO IT NOW。 拿个杯子做演示加强学员感官的印象！“杯子本来是空的，就象我们人刚生下来，越来越多事情，满了。还继续加，停不下来啊。再加会怎么样？满了，就要溢出来！可以怎么办不溢出来？对了，倒掉---DO NOT DO，给别人喝---DELEGATE，喝---DO IT NOW。再拿个杯子留起来---DO IT LATER。我们有四种选择，不要老是DO IT NOW到得病为止。容忍不确定性、容忍没有完成、允许分步骤有计划地完成，这是在繁重的压力面前让自己快乐和从容的最重要心理素质。” * 讲故事。 说明这么做的好处： 记载下来之后头脑就舒服了，有压力，但是不过分：在那里，我不会忘记，我有计划了，我来得及做 * 专题+过程 当你有准备，机会和信息就接踵而至。 而如果你头脑中没有准备，什么信息和机会在你身边经过都不被你察觉 * 什么是视网膜效应。 当你头脑中有了一个种子，你能发现很多与此相关的信息和机会。 种下种子----开一个沟通记录就是记录一个沟通或者思考的主题 依靠视网膜效应激发你寻找相关的信息和思想 逐渐增加思考的角度和相关的信息，越来越全面和客观 随时记录----别丢了你的宝贵的思想 最后打开，总结、概括、决策 而如果你想一下子完成一个大的想法，无论钻进图书馆还是开会，质量都不会很好，因为信息和主意积累得不够。同时你也没有那么多时间大块头分析和处理一个事情。所以，利用沟通记录，帮助你利用平常的时间，随时随地产生火花、遭遇信息，记录和收集火花和信息 * 请同学准备纸笔。请你写下来以下的答案：老师一个一个念，同学一个个回答在纸上。 如果跟这些里的每个人、事、任务、产品建立一个电脑文件，并把跟这些人、事、任务、产品有关的沟通的结果和你想到的思想火花都记录到一个文件里面，请你对每个文件起名字。 这些文件应该归类到什么目录下面？ 平常你有这样功能的文件吗？ 目前平常想起来的有关这些产品、事情、人、项目有关的事情、想法、零碎的信息你放到哪里？ 沟通记录就起这样的作用。 请问，沟通记录有什么好处？ 除了电脑上建立文件外，还可以记录到纸上。参见下面 * “桌面混乱”是效率有问题的最明显特征。也许你觉得桌面乱成一团，才像个天才的样子？但是，提高效率必须从把桌面清理干净做起。 平均而言，每个经理办公桌上堆的东西都相当于36小时的工作量。人们往往有一个错误概念，总觉得把工作摆在面前，早晚都会去做的。相反，这么做的结果是工作越积越多，混乱程度也越来越甚。仅在桌面上找东西，经理们平均每周就要消耗3个小时。所以，桌面混乱是一个时间浪费因素。 * 各种行动有关的信息管理，DO IT NOW 在桌面上，DUMP在垃圾堆，DELEGATE给别人，但是DO IT LATER… * 如果你选择的行动是DO IT LATER的… 对于不能立即处理的事情，把邮件存到相应文件夹 并且，在计划簿或者Outlook Daily Dialog 上记录行动，要有明确的待处理日期 根据轻重缓急，每天计划所有事项，根据日程处理当天的事项 还要链接信息。什么意思？看下面… * * * 控制始于计划，计划一生、计划每个月、每个星期、甚至每一天。只有做到这一点才有可能把愿望转化为行动。大多数人附入具体活动的陷阱而不可自拔。因为我们总认为只要始终努力忙碌，就一定能有所收获。很少有人能做到坐下来反省自己的生活，然后自问：“什么是我想做的，我想取得什么成果？”而能够进一步朝着既定目标一步一个脚印去做的人就更少了。 这是因为大多数人停留在“事务经理”的阶段，还没有成为优先经理。做任何知识工作必须先考虑成果。就像上路之前必须有明确的目标。光是把所有要做的事情都罗列出来还不够，还必须审查在这些事情中，哪些通向既定的目标。否则，一定会有大把的时间浪费在没有效果的事情上。 4D行动及相关的信息管理 立刻做 以后做 不做 授