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文件控制与管理培训2012年2月;各位同事：大家好！;欢 迎 参 加 －文件控制与管理培训课程 ;课程介绍; ;19001中阐明文件的作用：文件能够沟通意图 、统一行动。a) 重复性和可追溯性；b）提供客观证据；c）评价质量管理体系的有效性和持续的适宜性；d）文件的形成本身不是目的，它应是一项增值的活动。;◆目 的 通过对与 公司经营活动 有关文件的编制、评审、发放（包括外来文件）、标识、使用、保管、更改、归档、作废实施控制，确保在各相关部门使用文件为有效版本。 ◆范 围 适用于所有与公司经营活动有关文件（任何媒体形式）外来文件（包括:来自行业管理部门指导文件、专业技术文件、国家法律法规、电脑软件等）。 ;◆文件管理员的职责1、确保文件发布前得到批准，且是充分与适宜的；2、确保文件的更改和现行修订状态得到识别；3、确保在使用处可获得适用文件的有关版本；4、确保文件保持清晰、易于识别；5、确保外来文件得到识别，并控制其分发；6、防止作废文件的非预期使用，对作废的保留文件进行标识。 ;定义 归口控制部门（人）;概 念 管理标准---对公司标准化领域中需协调统一的管理事项所制定规范性文件。 一个人不需要标准 标准= 正确的过程 + 正确的结果 标 准是一种特殊的文件 包括：范围、引用标准（文件）、定义、职责、管理内容、记录;管理标准科学性、适用性要求 组织到墙； 职责到底； 流程到边； 控制到点; 文件控制和管理的要求 1、文件的结构层次、文件的分类2、文件的编写、文件的审核与批准要求3、文件与记录的标识、文件与记录的编号4、文件与记录的检索要求、记录的保存期限规定5、文件的分发与回收管理要求6、文件的版本控制与变更管理要求7、外来文件的管理要求8、作废文件的管理要求等;受控文件和非受控文件的定义： 受控文件：受控文件是“非受控文件”的对称。 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控??件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：公司经营方针目标、程序文件、各种规章制度等。 ;非受控文件： 非受控文件是“受控文件”的对称。 凡是不存在修改和换版的文件都是非受控文件。这些文件一般情况下都是一次性使用，而且使用的时间较短，并在使用过程中不用修改和换版。如：审核计划、停电通知等。 ; 文件控制 两个批准 ●文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；  ●必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； 四个确保 ●确保文件的更改和现行修订状态得到识别；  ●确保在使用处可获得有效版本的适用文件；  ●确保文件保持清晰、易于识别；  ●确保外来文件得到识别，并控制其分发；  一个防止 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。 ; 天津滨海旺辉工程咨询有限公司 ? ? 体现文件控制程序 ? 文件编号：QP4.2-01 编 制： ? 版 本：G 审 核： ? 分发号： 批 准： ? ;更改单号;◆文件的编制与批准 ●公司制订的管理性、技术性文件由相关部门编写。 文件发布前由编写部门填写文件审批单，经部门经理审核后，报总经理批准后实施。 ●对于国家法律法规、行业管理部门指导文件等,作为外来文件进行管理。（外来文件审批，并识别其适用性） ;◆文件的发布和使用 ●文件由人力行政部统一发放，发放时应标明唯一的分发号。 ●原稿纸版文件保存在人力行政部，公司各部门以电子格式 下发。文件发放到相关部门时应填写“文件发放、回收登记 表”，由接收人签收并登记。 ●外来文件由各部门相关责任人负责接收后统一上传人力行 政部进行文件识别，登记 “外来文件清单”，经总经理审 批后，转入相关部门执行； ●各部门质量人员应将公司发放的文件和资料，及时登记入 “有效文件清单”，以掌握有效版本使用，人力资源部负责 登记整个公司的“有效文件清单”，对文件每年至少清查一 次，并注明其有效状态。 ●各部门质量人员应对质量文件资料妥善保管和使用，严防 丢失误删。;◆必要时对文件评审与更新 ●文件在实施中如需要修改或更新，必须进行评审，由原制订部门负责更改，原审批部门负责审批。若由其它部门审批时，须获得原审批部门的有关背景资料。 ●文件更改时，由申请部门填写“文件更改申请单”，表明更改的内容。 ●文件的更改经审批后，同原文件发放范围一致发放，同时收回原文件并做好收、发记录，填