行政部调度管理流程.docx

行政部调度管理流程 Hessen was revised in January 2021 行政部业务操作流程示意图 行政负责通知外部资源: 任务通知单 （舞台、演出类等） 行政负责通知制作任务: （印刷品、彩喷、条幅等） 行政负责准备物品进场表:活动物品讲场 行政负责准备物品进场表: 活动物品讲场 行政负责准备现场所用零星物品、活动流程资料 现场管理 现场反櫥表.活动旅丁 活动结束后，收集现场物品并 E 正/負激励单 反馈信息.并作出处理意见 库存物品入库物品増减明细表 库存物品入库 物品増减明细表 资料整理归档，活动现场事故汇总 备注：以上涉及财务部门单据，需活动结束后一并返回财务，作为结帐依据。 行政调度操作制度 1、辅助行政经理处理公司的行政事务，严格执行公司制定的《行政部调度管理流 程》。 2、所有工作和业务，均以表格化为准。严格把控每一个细节。 3、“前管理，后总结”，每次作业前需要进行规划，业务不分大小，釆取完全汇报 制，向部门经理汇报：作业后每单在三天内附所有通知任务单。 4、每月月底把本月事故及处理结果，以书面形式呈报部门经理。 5、对二级单位的管理及公司运营中成本的控制负责，凡因本岗位管理不善而造成的损 失自行责任。 6、 按时给二级单位结帐。除演职人员现场结帐外，其他氏期合作的二级单位每月26日 对单，28日结帐。 7、 定期对合作单位所提供样品进行更新，保证样品的完整性。 8、 调度的工作应做到范本化、模式化。因该岗位涉及到的内容较锁碎，故在处理各项 单据、归类、存档时，都应做到模式化，各有其位，不要因个人喜好随意放置，如有变化 需进行相关的通知；对于二级单位的管理、手续申请、釆买等，都应做到范本化，制定相 关内容的文本并存档，保i正该工作的延续性。 9、 活动结束后，调度、现场管理人员应积极配合，立刻入库。入库时依据“任务单” 核査，如发现物品有损耗或丢失，应及时报损或办理出库手续。 10、 要求本部职员通讯工具24小时畅通，并严格执行《通讯工具管理条例》 11、 积极主动配合财务部及上级主管进行不定期的抽査。 12、 有效扩大合作资源（对本岗位丄作量有影响的部分） 12、 严格控制成本，有效降低费用（对本岗位工作量有影响的部分） 13、 提髙公司库存物品利用率。 14、 行政调度在分解任务时，必须统一调配合作单位，经营同种项LI的合作轮流使用， 不得连续合作，确保动作顺畅。 15、 行政人员在分解任务单时，根据合同项目内容填写任务单，须经责任人签字确认， 合同项目之外的服务，需事先打开支申请。 16、 分解任务时，首先调配长期合同的、有质量保证金的，其次调虎离山用新的合作伙 伴。 17、 调配新项目时须至少寻找3家执行方，价格优惠者先考虑；但在特殊执行时，必须 考虑执行方的资质及执行力。 行政部与业务部对接工作示意图 fl 凡需要制作、印刷的，业务部提供打印稿; 行政部通知企划部电子传图，行政必须亲自审核 业务部对项目进行检査 行政部与业务部对接工作注意事项 签定合同后，活动执行流程分为四个阶段（需业务、行政配合） 第一阶段：分配任务 第二阶段：检査验收 第三阶段；会前准备 第四阶段：善后总结 第一阶段：分配任务 1、业务人员提交合同及项目要求单，计算成本控制预算。 2、业务部、行政部召开第一次会议。 参会人员有：行政调度、业务负责人 由业务负责人讲解活动方案，并提交合同项I」要求及务种附件 合同项目要求见表格一，需详细填写项目要求、尺寸、完成时间等 附件包括：条幅内容、彩喷画面内容、及其他需要制作内容的尺寸、小样。 注意：合同项目要求、各种附件必须有业务负责人签字确认字样 3、行政口岸对方案进行理解及消化，然后下任务单，在当天集中时间，统一由业务人员 进行审核并签字确认。 4、行政调度内部进行任务分解，分解前需内部召开碰头会议，合理调配资源，严格按成 本预算进行控制。 5、行政调度根据具体执行时的尺寸，可以要求设计人员直接进行更改，但需告知业务人 员更改的原因。 6、业务部随时增加的物品也必须提供项I」要求单及附件。 第二阶段：检査验收 1、 行政调度下单完毕后，按制作要求监督合作单位的进度。 2、 行政人员组织业务人员对项目进行验收，例如：条幅、彩喷、旗子等。 3、行政调度、业务人员需每天核对一次合同明细及进度，以便及时、准确的落实每个项 目，检査是否有漏项。 有需提前交给客戸的物品，行政调度需将物品交接单及物品一起交于业务人员。 4、提前进入场地进行安装与施匸的，行政调度需与业务负责任人进行沟通并安排现场监 管人员。 5、需与酒店协调内容，先由2个部门进行沟通，然后再与酒店方协调，协调工作可由2 部门共同完成，协调内容请以文件的形式交于酒店负责人。 第三阶段：会前准备 1、 业务部在活动前三天提