文书档案管理讲述.ppt

文书档案管理 本课程分五章进行讲述： 第一章 归档文件 第二章 归档文件的形成 第三章 文件的归档 第四章 归档文件整理方法——单份文件整理 第五章 归档文件整理方法——立卷法 第一章 归档文件 　　文书档案——是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。 　　它记录了机关、团体、企业事业单位所从事的各种管理性活动、如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。 第一节　归档文件概述 　　　一、文件——国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录，通常具有一定的体式和处理程序。 　　　二、归档——办理完毕且具有保存价值的文件经过系统整理，移交给档案室或档案馆集中保存的过程。 三、文件转化为档案必须具备的基本条件 P1 1、从公文处理流程来看已办理完毕 2、属于归档范围 3、按规范要求进行系统整理 4、移交归档 第二节　归档文件的种类 一、规范性公文 条例 规定 办法 其他 归档文件主要是各种公务文件，因此，归档文件种类即为公文的种类，简称文种。 二、领导指导性公文 指示 命令（令） 决定 批复 通报 通知 三、公布性公文 公告 公报 通告 四、陈述呈请性公文 请示 报告 议案 五、商洽性公文 六、证明性公文 证明信 介绍信 协议书 会议纪要 函 第三章 文件的归档 第一节　概念 归档就是办理完毕、具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。 《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有”。 第二节　归档制度 一、归档责任： 文件处理部门 档案部门 共同责任 2、档案室——具有对本单位文件归档工作进行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、做好归档工作。 1、文件处理部门——了解文件处理过程，具备做好文件归档的条件。 　　　3、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归档与档案管理一般由一人承担。 一、归档责任： 二、归档时间 P30 　　　根据归档与整理分工的不同，归档时间有两种形式： 　　　1、归档文件整理工作由档案室完成，文件承办部门于每年1至2月份向档案室移交应归档的文件 。 　　　2、档案由文件承办部门整理，一般6月份向档案室移交档案。 三、归档要求与手续 P30 　　　归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的要求。 1、纸质文件与同版本电子文件同步归档 2、归档文件必须齐全完整 　　每份文件齐全完整，定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等完整无缺。 　　有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整。 　　反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须完整。 3、归档文件必须系统科学 　　反映本单位工作的各方面文件都要归档：党务、行政管理、主要职能、辅助管理职能、发文、收文、文字、表格。 4、归档文件必须优质精炼 6、文件归档要有交接手续 5、文件归档必须及时迅速 　　制作文件移交清册或归档清册，填写题名、份数、归档部门、移交人、接收人、时间等内容。归档清册（移交清册）归入全宗卷保管。 一、划分归档范围的指导性文件 第三节　归档范围 1、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006.12.28，国家档案局令第8号） 2、《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号） 3、《企业档案工作规范》（DA/42-2009） 4、《高等学校档案管理办法》（2008年教育部、国家档案局发布） 二、归档范围划分的原则 　　　根据国家（地方）、行业的有关规定，结合本单位的实际予以制定。 1、 “以我为主”——应以本单位工作活动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作 3、应当避免——有文必档、有档不归。 2、需要办理——应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。 三、机关文件归档范围 　　　1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 　　　2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 　　　3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 　　　4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 三、机关文件归档范围 不归档范围： P33 　　　1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 　　　2、本机关文件材料中的重份