文书档案管理讲义.ppt

* 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 依据：归档文件整理规则（DA/T?22-2000） * 文件级整理方法的好处 不用拟写案卷标题 分化年度立卷工作量 适宜新档案员 随办随归（盖件号章、编页、划分保管期限） 充分发挥计算机等现代化工具的作用 方便以后移交进馆 * 1、基本概念： “件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，也就是“自然件”，即单份文件。 关于“件”的定义，我们需要说明以下几种情况： ①正本与定稿为一件。但当定稿过厚不易装订的，也可各为一件。对一些重要的文件（如法律法规等）须保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿）的，正本与历次修改稿各为一件。 * ②正文与附件为一件。附件是对正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字、正文批准或发布的法规文件等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。 * ③正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一件，对于有领导批示的处理单、签批条等，真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。 * ④原件与复制件为一件。对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的文件等），以及 在使用中出现破损的文件，应复制后归档，复制件包括复印件以及手工誊写的抄件等。排列顺序为原件在前，复制件在后。 * ⑤转发文与被转发文为一件。转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，在发挥文件效力方面难以分割，因此应作为一件。 * ⑥报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。 ⑦来文（去文）与复文可为一件。从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。 ⑧同一问题、联系紧密的两份以上的文件可集中为一件，主要是从方便利用查找的角度考虑。 * 2、归档文件的整理方法 ①装订:归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 用不锈钢钉装订，一般为20页以下的文件；专用小线装订（三孔一线），一般为20页以上的较厚文件。 由于文件级专用袋增加了档案的厚度，占用档案存放空间，一般不提倡使用文件级专用袋。 * 装订之前要注意以下一些事项: 对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易变的文件进行复制（原件在前，复制件在后） 有些非金属物的装订，如书籍刊物形式、局部塑料装封的，可保持原装订形态，但办公用的活页夹等必须去除。 过大文件折叠应尽量减少折叠次数。A3纸张较多的（如有关统计表），可一起折叠，不要一张一张叠，有损文件。 空白纸张要抽出（如书本式的不编页号） 重要介绍信等小于A4的必须装裱 * ② 、页号的编制 正面右下角，背面左下角，空白页不编 耐久性字迹★有字必编，使用阿拉伯数字 公文或有些打印文稿有页号的，且顺序也正确的，可不再编页号（附件重起号的需重编）。已成形的，如书本格式的文件，且较厚的，可保持原页号（封面页忽略）。 * ③文件排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 排列的具体原则 排列文件按照“保管期限——年度——机构（问题）” 进行排列 事由原则：同一事由的相关文件应排列在一起 时间原则：同一事由内的归档文件按文件形成时间或重要程度进行排列 * ④编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项　 * 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 　 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 　 件号：文件的