教学课件：《文书工作与档案管理》(高职).ppt

2．声像档案的特点 （1）信息存储密度 （2）信息处理和加工 （3）信息的复制和传播 （4）标准化和规范化 （5）信息处理的设备和费用 （6）载体的保存寿命 8.3.2 照片档案的管理 1．照片档案的特点与种类 (1)形象性。 (2)瞬间性。 (3)纪实性。 2．照片档案的收集和鉴定 照片档案的收集范围应该包括以下方面。 （1）反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案； （2）领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案； （3）单位组织或参加的重要外事活动的照片档案； （4）记录某单位、某地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案； （5）反映某地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案； （6）与其他载体档案有密切联系的照片档案； （7）其他具有保存价值的照片档案。 照片档案的归档要求主要包括以下几方面。 （1）及时归档。 （2）严格按照归档范围归档。 （3）归档照片底片、照片和文字说明三部分应齐全。 （4）底片与照片影像相吻合。 （5）照片档案的影像清晰，无损伤。 照片档案的鉴定主要包括以下方面。 （1）鉴定照片档案是否完整齐全 （2）鉴定有关照片是否属于照片档案的范畴。 （3）鉴定照片的质量。 3．照片档案的整理 （1）照片档案的分类 由于保管的要求不同，照片档案中底片与照片应分别整理分类，对底片的分类可以将一个全宗内的底片分成负片和反转片两类，分别整理存放。 2．排序 （1）人事档案材料排序的基本形式 （2）复杂材料的排序 3．技术加工 人事档案材料在分类排序后，要通过技术加工，达到四边整齐。在不影响材料完整和不损伤字迹的情况下，酌情进行裁剪、折叠、托裱、加边、包边粘贴等技术加工。 裁剪就是对超出16开规格的材料在不影响材料完整和不损伤字迹的前提下，用切纸刀裁成标准的16开(长26cm，宽18．5cm)规格的材料。 （1）裁剪 折叠，是针对超出16开规格，又不能裁剪(裁剪影响文字内容)的材料进行的技术处理。折叠时，要根据情况，采取上下折、左右折、交叉折。要留足装订边，同时注意折棱不被裁住和磨损。 （2）折叠 对于纸质较脆、较薄、规格小于18．5cm×26cm、折皱损毁的材料应进行托裱。托裱方式有单面托裱、双面托裱、开窗托裱、鱼鳞托裱、梯形托裱及透明纸粘贴。可根据实际纸张情况采取合适的托裱方法。 （3）整型 不需要托裱但规格小于18．5cm×26cm的材料应采用加边的方法。一般在材料的左边加边，裁掉右边的空白边。 （4）整型 上下短左右窄的材料以及左边打孔太多的材料可采用包边的方法。上下短的材料向上下错开，再包边。采用包边的方式，一则将两页以上的单份材料联结为一个整体，以有效地避免材料单页散失；二则为纸张宽度不够以及纸张较薄的单页材料加边，以适应人事档案补充材料或借阅、拆卷、订卷的需要。 （5）包边粘贴 4．编顺序号 顺序号包括类号和份号。类号是指对归档人事档案材料所划分的十个大类号，份号是每类里面各份材料排列号。编写顺序号用铅笔，标在每份材料第一面的右上角。根据人事档案材料的分类情况确定编号层次。 5．基本数据类型 在每份材料右上角编上顺序号的同时，按图书计页法(即单面为一页)，用铅笔在材料每面的右下角编上页码(正面右下角，反面左下角)，材料本身有页码的，不需重编。如果其中有插页的，将插页顺着上页编上号码，再将以后的页码顺编。每份材料一个总页数，有内容和表格(或空格)的计算页数，衬纸不算页数，有封面的材料，封面不编页码。 6．制作目录与编制《职务变动登记表》 (1)目录是查阅人事档案材料内容的索引，要按照类别排列顺序及人事档案材料目录格式，逐份逐项认真填写。 (2)编制《职务变动登记表》。从初级行政任职(一般副科级)开始填写，放置于第一大类材料前，隔页纸后。不编顺序号、页码，目录上不登记。 7．制作目录与编制《职务变动登记表》 人事档案材料按以下顺序排列整理。 (1)干部档案目录。 (2)《职务变动登记表》。 (3)干部人事档案材料(每一类前分别放置打印有该类名称的隔页纸)。 (4)备考表。备考表即填写整理人事档案材料责任卡(什么时间、整理谁的人事档案材料、整理人、审核人)。 8．制作目录与编制《职务变动登记表》 （1）复核 认真细致进行复核，检查是否分类有误，排序、页码是否有错，装订方向是否正确，目录与材料顺序是否一致。 （2）打孔、装订 全卷材料四面整齐，采取三孔装订法。打孔后按顺序装