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大学校区基建档案管理办法 为了加强 XX 校区档案的收集、整理、归档工作，保证 我校基建档案的完整、准确、系统和规范，根据有关要求， 结合 XX 校区建设的实际，特制定本管理办法。 一、XX 校区基建档案的管理原则 1.凡在 XX 校区基本建设管理和基本建设工程项目活动 过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像、光 盘等各种载体的文件材料，均属基建类档案。 2.XX 校区基建档案必须实行集中统一管理的原则，确 保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。 3.档案工作要纳入基建规划、管理制度和基建人员的 岗位职责范围之中，做到基建与建立档案工作同步进行、 工程建设与档案材料的积累、整编、审定工作同步进行、 工程竣工验收与竣工档案材料验收同步进行。 二、XX 校区基建档案管理部门及岗位职责 XX 校区基建档案管理部门为基建处。 1.基建处要安排档案资料存放室，设置兼职档案员专 门负责各类基建档案材料的收集、归档工作。 2.基建处要有领导负责档案工作，把档案工作纳入本 部门的工作议程，并定期检查，做到各工程项目资料形成 1 / 5 积累与基建进展同步；各单项工程结束后，组织收齐基建 档案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求； 对基建档案资料信息的开发利用由分管档案领导负责组织 和审查。 3.基建处要及时将办理完毕的 XX 校区基建档案材料向 兼职档案员移交并存放在档案资料室，任何部门和个人不 得以任何理由将档案材料据为已有或丢失、销毁。 4.学校档案馆负责对 XX 校区基建档案工作的业务指导、 监督和检查，并定期派专人协助办公室兼职档案员做好档 案的积累、分类整理和归档工作。 5.兼职档案员对接收的档案应当及时登记，编制检索 工具，并存入计算机中，做好档案的保管、保护工作；对 破损或变质的档案应及时抢救，主要的基建档案应当采取 有效措施，确保其安全无损。 6.根据《城市建设档案管理规定》，在组织竣工验收前， 应当提请城建档案管理机构对工程档案执行预验收，在取 得工程档案认可文件后，方可组织工程验收。 7.按照国家计委《建设项目（工程）竣工验收办法》 第七条 规范： “档案行政管理部门要派人参加初步验收 和竣工验收。竣工验收时，验收主管单位应当通知档案馆 派人参加验收委员会或验收组”的精神，竣工验收时，办 公室要通知档案馆或档案资料室参加竣工档案材料的验收 2 / 5 工作。 三、基建档案归档具体要求 1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料应当 对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.归档的基建文件材料应当反映基建管理和项目建设 的全过程，保证完整、准确、系统。归档的主要内容包括： 综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程 管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产 基建预算、概算、决算、器材管理等 8 个方面（具体归档 范围和保管期限见附表）。上述材料一经形成，应立即送 1- 2 份原件至档案资料室及时归档，原则上不外借。确因工作 需要，借阅必须开具借条 ，经分管档案领导签字后方可 借出，确保档案原件万无一失。 3.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、 形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸及光 盘。 4.工程准备阶段所形成的档案，包括开工前，在立项、 审批、征地、勘察、设计、招投标等阶段形成的档案应妥 善管理，按期归档。 5.红线图划定后，要产生一套反映原地貌、地形的照 片档案。在今后的基建过程中，要产生一套反映每个建筑 项目奠基、动工、建设、竣工活动的照片。 3 / 5 6.在征地赔偿过程中，赔偿协议及拆迁协议要有完备 的签字盖章手续。如有变动要及时将变动后的材料交档案 资料室同原协议一起归档保存。 7.在建设过程中凡以设计变更洽商图作为竣工图的， 必须进行必要的补充工作。如原洽商图按设计图纸正规制 图的可作为竣工图，但需统一编写图号、图名，加盖 “竣 工图