湖南师范大学财会类档案归档细则西南大学档案馆.pdfVIP

附件 13 西南大学财会类档案工作规范 为了提高学校财会类档案 （以下简称财会档案） 工作质量和 管理水平，充分发挥其作用，更好地为学校各项工作服务， 根 据《西南大学档案管理办法》 《高等学校档案管理办法》 《会计 档案管理办法》 等法规制度， 结合学校实际情况， 特制定本规范。 一、归档范围的确定 （一）确定的原则 1、归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必 须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2、归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持 其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。 3、归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的 全过程，保证完整、准确、系统。 （二）归档的主要内容和重点 1、归档的主要内容包括综合管理，会计报表、会计帐薄、 会计凭证、工资清册等方面 ,具体范围见《西南大学文件材料归 档范围和档案保管期限表》。 2、归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具 有长期保存价值的文件材料。 - 1 - 3、电子档案参照纸质材料的归档范围与整理同步归档。 （三）不归档文件材料 1、上级有关财务的普发性（非专指高校）不办的文件； 2、未定稿的文件； 3、重份文件及校内其他单位发来的文件； 4 、未生效的合同、协议、单据； 5、无查考利用价值的一般性，临时性文件； 6、与校外单位交换来的材料（可作资料保存）。 二、财会文件材料的部门立卷及归档流程 （一）形成积累 1、学校财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办 人员布置形成积累财会材料的任务、 确定本部门的专 （兼）职档 案员。 2、财会部门的专（兼）职档案员，既要做好平时综合管理 文件的收集、积累、管理工作，又要督促会计承办人员，做好平 时业务材料的收集，积累工作，注意文件材料的完整、系统、准 确。 3、学校档案馆应了解会计业务，监督、指导，检查财会部 门的档案业务工作。 （二）整理组卷 1、学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实 体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。 - 2 - 2、坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部 门专（兼）职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部 门移交（仅限一级归档案部门）。 3、遵循会计核算材料的形成规律的特点， 保持其有机联系， 便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、 完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分 别整理组卷。 4 、按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料 不能放在一起立卷。 5、财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一盒或 多盒，每盒不超凭证盒的厚度。 6、案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地 反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，要用 毛笔、碳素墨水钢笔书写或者用计算机打印，字迹工整、清晰。 7、对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立 卷，保管到结清债权债务为止。 8、编写页号，每卷 / 盒页号均从 1 开始，编写在有书写文字 的页上非装订线一侧的下角。 要填写卷内目录， 按规定格式填写， 用钢笔或