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底图档案管理问题及措施 一、企业底图档案管理模式的现状与问题 1.底图管理措施不到位 因种种条件制约，底图档案管理措施难以落实到位，从现状来看，档案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。由于对档案管理重视程度不同，一些企事业单位的部门和人员甚至对档案持漠视态度，听之任之，认为工作做了就成，档案管理可有可无。因底图档案处于动态管理状态，底图版本重复，一些管理人员对重描、修改的底图保管不善，制约了底图档案管理工作的发展。 2.对底图档案基础设施建设投入不足 由于部分企事业单位领导对档案管理工作在思想认识上存在误区，因此对底图管理工作资金、人力、物力等方面投入不足，硬件设施不齐全，底图管理必备的条件没有充分得到落实。有些企事业单位底图多，但却没有专用底图室或者底图室狭窄，“八防”设备不配套，造成底图折叠、破裂、发黄、易脆等，直接影响底图的利用效果。 3.规章制度建设滞后 在底图接收、整理与入库，底图查阅利用，底图扫描与挂接，底图修改与作废，底图抽晒复制等方面，缺乏一整套完善的管理制度和行之有效的办法，大部分企事业单位没有把档案管理列入相关部门和人员的岗位责任制，缺乏贯彻落实的考核与保障措施。例如：对于科研、生产、建设项目实施过程中和项目完成后如何确保底图档案的完整性，一直缺少有力的措施和依据，由于档案人员无法实时掌握项目开展过程的情况，因而无法确定底图是否符合要求，是否真正地齐全完整。 二、采取相应措施，加强对底图档案管理的力度 1.加强学习，努力提高档案管理人员的综合素质 作为新时代的档案管理工 2.健全制度，规范底图档案管理程序 底图档案是技术人员在科技活动中产生的，因此，必须加强底图管理，梳理工作流程，建立健全底图管理制度，做到每个环节有规可依，有章可循。科学合理的制度有利于促进工作的有效开展，建立底图档案工作制度必须遵循以下要求：一是科学合理。制度应符合本单位特点和底图管理实际，以适应单位档案管理的需要。二是简明实用。制度必须具有可操作性，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。三是注意约束的双向性。也就是既要约束领导又要约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度能否顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。四是坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门，在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。 3.必须把住底图档案归档入库关 由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，必须严把底图归档入口关。在底图归档前，就要向设计人员提出明确具体的要求，按程序办事，确保底图质量；归档入库时，必须一丝不苟地逐张按目录和制图要求进行校核、清点，成套归档，不符合要求的不予签收入库。在底图归档验收时要特别注意几个方面：一是查底图质量，重点核查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，如底图质量差，就谈不上高质量的蓝图。二是查签署，签署不齐全的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三是查图号是否与项目名称一致，项目图号是每张图纸的“身份证“，具有唯一性，它在底图档案检索、利用、保管、统计中起到关键作用，若多份底图共用一个图号，会给底图日后查找利用带来很多麻烦，因此，在底图归档验收时，要严把质量关。由于委托单位的需要发生变化，或因项目改造等原因，归档发图后的底图随时可能修改，底图修改一般采用版次递进的方式管理，在底图档案中就会出现同一项目文件图号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的图号等情况，多版设计文件增加了底图的协调难度，因此在底图日常管理中，一定要看清楚每张底图的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的底图，否则，由于底图管理的混乱也会给项目带来严重的影响。 4.从底图档案的特点出发，做好纸质底图档案的保管和防护工作 底图档案具有两重性，它除了记录各设计阶段的技术史实外，又是提供复制的工具。由于底图材料是经过化学处理的透明纸，易发黄、变脆、撕裂、破损，不能装订，不能折叠存放，如果保管不好，容易过早发黄变质、霉变，它拍折、怕光、怕高温、怕潮，稍有疏忽，就无法晒出清晰的蓝图，比较“娇气”。因此，档案人员在底图档案管理工作中，要做到思想上充分重视，行动上倍加爱护，工作上特别细心。对底图要扎边平放和卷放，在底图的抽图、清点、整理过程中，要珍惜和爱护底图，取放底图时，一定要维护好底图图号的排序，同时要轻拿轻放，严防图纸磨损和撕裂。要从实际出发，底图档案库房按“八防”要求管理，严格控制好库房的温度和湿度，并做好信息登记；底图柜要勤擦