企业呼叫中心运营管理中的23个量化指标..pdfVIP

企业呼叫中心运营管理中的 23个量化指标 　 在对呼叫中心的日常运行和管理中，我更加深切地体会到呼叫中心 与其它传统的经营形式相比而体现出的独特的运作风格。首先比较特别 的地方是它的工作内容是随机而至的。工作来的时候，是客户，而非呼 叫中心的管理者在那儿发号施令：需要做些什么，需要做多少等等。随 机而至的工作量每年、每月、每天乃至每个小时都会有所不同，这就使 得呼叫中心客服代表在适当的时间内完成任务变得有些困难。曾经在我 管理的呼叫中心就出现过这样一种现象：因工作量太大， CSR必须连续 工作十几天不休息而等到月底来累积补假。 　　再从客户的角度考虑，客户需要花费一定的时间等着与呼叫中心客 服代表对话，一个好的服务体系拥有相当数量的客服代表，以免因为客 服代表人数不够而影响对客户的服务。一旦员工数量不能适应顾客要 求，劣质服务就会产生，源源不断的呼叫电话会造成服务水平大大地下 降。因为 CSR在接到影响情绪的电话后，她需要一两分钟的时间缓冲和 调节情绪，如果连这点时间都不给她们，那么情绪的累积就会导致她们 的服务质量急剧下降。 　　影响呼叫中心高效运营的另一个重要因素是费用。与几乎所有其它 方式的经营不同，只要呼叫中心一开门，它就得拿钱来支撑，不管它是 不是在提供有效的服务。大量的硬件设施的投入和软件设施的付出都是 相当大的。经专业人士研究表明，呼叫中心电话开通后，劣质量的服务 比优质量的服务所需要的花费要大得多。 　　另外，呼叫中心系统的推广和发展，建立一种最优组合的专业化管 理体系已经变得越来越重要。目前在我们国家，建设呼叫中心的工作尚 属起步阶段，我们可以选择国外成熟呼叫中心的技术模式，同时再集中 一批优秀员工到呼叫中心工作，但如何对这个系统、对这些员工进行管 理，这是摆在呼叫中心管理者面前的一个难题。为此，作为呼叫中心的 管理者必须建立起一项制度，规定出一套可靠，坚实的服务质量管理体 系，使管理者可以实时地、有重点、有针对性地对呼叫中心系统中的各 种变化进行测评，使呼叫中心高效经济地运营。我曾经阅读过大量的国 内外呼叫中心的书籍，试图从中汲取更多的专业知识以提升我的管理水 平和整个呼叫中心的运营水平。另外，我在实践中也发现，国外的成功 经验还是非常需要我们在实践中进行不断的修订和整改才会适应自己管 理和运作的呼叫中心。今天，呼叫中心对管理的要求，已完全不能停留 在凭感觉管理的阶段。科学技术的飞速发展，已使得今天的呼叫中心能 够很容易地找到丰富的数据资料，这些数据可以组成十分有用的标准规 范，并用专业化的软件包组织成各种图示和表格，使他们成为呼叫中心 管理者做出决策的依据。只有这样，才能够使呼叫中心更有效地满足客 户的要求，并使呼叫中心的工作更加富有成效。 　　为此，很多专家也提出了呼叫中心数字化管理的概念，所谓呼叫中 心数字化管理，是指我们可以根据呼叫中心现有系统如交换机 （PBX ）、自动呼叫分配系统（ ACD ）、交互式语音应答系统 （IVR ）、计算机电话集成系（ CTI ）、客户关系管理系统（ CRM ） 等，获得大量方便易得的管理数据，从中选择出那些合乎标准的信息， 建立起呼叫中心的信息反馈和管理控制机制，将一个常见的呼叫中心的 复杂运作简化为标准指标及规范，这些规范一定要能长久地测评、记录 和跟踪，同时将它们有机地结合起来，形成具有行动指导意义的报告， 并及时地传送给相关负责人，以便采取措施提高电话服务的真切感，打 动客户。比如说，这个月的呼叫放弃率上升了，这是什么原因呢？要采 取些什么措施吗？客服代表的通话时间下降了 2%，这是否又该采取相 应的行动？如果是，那么该由谁来采取，采取什么样的行动？我在管理 过程中经常去现场提取相关数据进行剖析，同时及时找现场管理者来开 会讨论如何尽快地解决问题，同时尽快地提出改善方案。我们可以将这 种管理定义为 “呼叫中心的数字化管理 ”，也可以称为 “准确数据的全时 高效管理，即保证客户得到随时随地优质服务的高效管理 ”。当时我就 在自己管理的呼叫中心部门成立了一个数字化管理小组，同时设置数字 化管理专员进