第十一章秘书的群体心理.pptxVIP

第十一章 秘书的群体心理;了解群体的一般概念和群体的基本功能； 理解秘书人员发挥个人作用与发挥群体作用的 相互关系； 掌握秘书群体心理结构优化的基本要求。 ; 办公室工作效率取决于秘书群体的相互配 合，受着部门关系状态的影响。 只有搞好秘书人员之间的关系，形成一个 结构合理、配合良好、工作协调的秘书群体， 才能发挥出整体效能。;第二节 秘书群体心理 结构的优化 ;第一节 秘书群体及其结构优化; 办公室内秘书群体的配合状况是影响秘 书相互之间关系的重要因素。结构合理的秘 书群体，能增强相互间的合作关系，树立起 秘书班子的群体形象，提高单位的声誉。 一个心理结构合理的秘书群体，可以相 互取长补短，产生最佳的整体效能。;一、群体的一般概念 ;　　广义的群体 ——群体是由某种社会关系联结而成的， 具有独立特征，从而能与其他人群及个人区别 开来的聚合体。 　　狭义的群体 ——群体是介于组织和个人之间，由共同 目标联系在一起，成员之间有直接与稳定的交 往和心理依附关系，具有集体归属感，受其他 成员及整体影响的一群人。;　　小型群体的基本特征： 第一，成员必须有面对面联系，行为上相 互作用、相互影响； 第二，在心理上彼此意识到对方，保持直 接的思想沟通； 第三，具有共同 认可的行为规范； 第四，具有共同的群体目标； 第五，成员的数目一般不超过20-30人 。 ; 群体按形成的方式不同，可划分为正式群体与非 正式群体（见图11-2）。;　　正式群体： ——根据目标、任务的需要，通过上级组织和职 能部门决定成立而组建起来的群体。 　　非正式群体： ——自然或自发形成、无正式规定、成员的地位 与角色以及权利与义务都不明确，也无固定编制的群 体。 群体的功能就是贯彻执行组织的任务，协调群体 成员之间的关系，满足成员的合理要求。这些心理需 求主要包括：获得安全感、满足友情的需要、满足自 我确认的需要、满足自尊的需要、增加自信心、增加 力量感等。; （??）什么是秘书群体 秘书群体又称为秘书班子，是对秘书人员所组成 的工作群体的称呼。它是为保证领导班子工作的顺利 开展而建立起来的一个专门化的工作群体。 根据单位的规模大小不同，办公室秘书人员的数 量也不同。一般来讲，办公室秘书人员的数量与单位 的规模基本成正比。; 秘书群体结构优化有利于塑造单位形象 秘书群体结构优化有利于发挥秘书群体的 整体效能 秘书群体结构优化有利于提高秘书个体的 工作效率。; （一）秘书群体结构优化的原则 异质结合的原则 秘书处在单位的中枢神经位置，秘书班子 以异质结构组合为主，才能形成搭配合理、运 转高效的工作群体。; 群体结构从组合特点上可分为同质结构和异质 结构（见图11-3）。; 系统组合的原则 　　系统的内部结构是否合理，系统各要素是 否形成合力，各要素是否按系统整体配合的要 求进行组合，是影响 系统整体效能的关键。 　　必须认真探讨秘 书群体结构优化的基 本途径。; 梯形的年龄结构 　　从总体上讲，秘书群体的年龄结构要与领 导群体的年龄结构相适应，即是在平均年龄上 不应超过领导群体的平均年龄。 　　一个办公室中，能够形成老、中、青相结 合的梯形年龄结构，就可以互相取长补短，进 行较合理的组合搭配（见图11-4）。;图11-4 梯形的年龄结构; 合理的知识能力结构 各层次的秘书群体应该根据工作任务的不 同，按比例将秘书群体的知识和能力结构进行 科学组合（见图11-5）。 举例：企业秘书群体必须掌握有关生产经 营、企业管理的知识，才能尽快熟悉企业生产 经营方面的业务，在起草工作计划、总结时符 合要求。;图11-5 合理的知识能力结构; 互补的性别结构 　　为了更好地完成各项职能，秘书群体必须建立互 补的性别结构，将男女秘书合理组合（见图11-6）。; 完整的角色结构 秘书群体的角色结构，是指秘书成员的角 色职位结构，即秘书人员的工作分工情况。 　　实现秘书群体结构的优化，必须考虑秘书 群体的角色分工情况，要做到人尽其才，岗位 职责明确，提高秘书群体的工作效率。;第二节 秘书群体心理结构的优化 ; 秘书群体要保证高效能地进行工作，就必