精益办公管理.pptxVIP

1 SP事業部-----办公的精益思想介绍 2 行政(自我工作管理)能力 １．时间管理与排定 ２．目标与标准设定 ３．计划与安排工作 沟通(与人沟通协调)能力  ４．倾听与组织讯息 ５．给予明确的讯息 ６．获得正确的讯息 督导(建立工作团队)能力   ７．训练教导与授权 ８．评估部属与绩效 ９．行为规范 认知(思考清晰缜密)能力  １０．问题确认与解决 １１．决断与风险衡量 １２．清晰思考与分析 “管理才能评鉴”测评的经理人12项能力 3 1、何谓工作效率 工作效率？ 简单是说，就是在一小时内可以做多少事情。 效率=总量÷时间  总量=效率×时间  时间=总量÷效率 以上这些都可以表示产出的工作效率 比喻5000个字，要在2小时内打完，工作效率就是2500个/小时。 4 2、怎样提高效率 提高效率就=无缝链接，整体作战。 围绕大目标给自己和下属分解小目标，而且通过可视化操作，让企业所有人的月、周、日工作计划更好地衔接，从而创造更好管理环境的系统方法。 管理者分解任务要计划性的安排，要排计划，关注产能。 时刻了解你的直接下属正在做什么 每天开早会布置工作，开晚会确认进展。 做事靠系统，而不是靠感觉。----林伟贤 5 用时间进行管理，尽量标准化工作 例行工作效率提高也是增加创造性工作的时间。 办公室工作可标准化比例较高可达60%。 对关键的重复性较高工作建立标准时间管理，进而提高效率 尽量标准化流程和事务作业，让事务有规律。 不要会走捷径的“聪明”人 2、怎样提高效率 6 办公室时间 哪些工作认定为必须工作？ 这些工作标准完成时间是多少 7 最多2小时法则 　　 □从事知识性工作的人能够最大限度集中精力的时间一般是2个小时。 □给大家休息的时间和借口（茶点等）。 泰勒—科学管理—员工休息的必要性 3、办公基本法则 8 明确目标法则 　每件任务包含质量、成本和交付期限三个方面。 　　 5P法则 　　业务安排的优先原则。 　　1.了解需求的优先 2.节约时间的优先 3.满足交期的优先 4.见缝插针的优先 5. 价值较高的优先 3、办公基本法则 9 杂事优先法则 　　杂事是工作的致命病毒 日常琐事杂物（电话、邮件、会议、准备等）占工作时间比例40%以上。 杂物是扰乱顺序的泥潭。 所以，优先处理各种杂事，即“三十分钟保卫战”。 在每个工作单元（2小时）的时间间隙里，利索地处理可预见的杂事，每天上下午各拿出半小时集中处理杂事。 在工作中不能被动地等待杂事上门，而要对杂事有充分的预见性。 杂事的来源一般有六个源头，上级、下级、客户、总部、其他部门。 3、办公基本法则 10 “流”原则 □分工要仔细思考，按照相似性原则，按照每个人特点，流水化生产。 □不要随意安排工作，尽量集中统一，打断工作就是中断流程。 □减少繁文缛节，让大家集中注意力工作 3、办公基本法则 11 现场活性化原则 □布置温馨的办公室，轻松的心态，快乐环境—员工少生病，有士气。 □鼓励的话，加油的话，积极的态度，杜绝发泄的批评。 □与员工们一同快乐的班后活动。 3、办公基本法则 12 ●改善工作接受/安排方法 1、此项工作是什么？真实目的是什么？ ◇此项工作发生的背景是什么？ ◇任务的限定条件和可供资源有哪些？ 2、此项任务期望的结果或者目标是什么？ ◇关于结果标准的优秀线和及格线是多少？ 不能只见树木不见深林 宏观着眼，微观着手 4、工作技巧和方法工具 13 ●改善工作接受/安排方法 3、争取到工作完成最佳期限 ◇过于匆忙，常常误事；过于拖沓，难以成事。 ◇留有工作的宽放，以备不测； ◇随身携带工作日程计划 4、马上业务分解，写入日程表 ◇工作日程表中是否超出负荷或日程冲突。　 “再确认”的习惯 4、工作技巧和方法工具 14 ●改善工作接受/安排方法 安排工作，要做好日程管理 □每人必须有周、日工作计划；把以小时为单位分配时间。 □每人随身携带日程表 □用日程表作为计划，来带动白领的工作，日程表才是大脑！ □养成习惯，检查日程表 4、工作技巧和方法工具 15 ●注重工作分解和分工 □安排的工作要监督下属列入自己日程表。 □确认下属不超负荷，超负荷要表示感谢。 □自己的工作和安排的工作要随时检查，刨根问底。 □考虑所有人的负荷，不能鞭打快牛，快牛会变慢的。 □给新员工担当，培养下属，常会出人意料。 □要事要么不分解；要么把自己设计进流程中。 4、工作技巧和方法工具 16 5、事务管理的工具 PAC 业务发生 业务 改善表 要素别 本月任务 本周矩阵 任务 分解表 本