公司会议管理规定.docxVIP

PAGE2 / NUMPAGES4 会议管理规定 1 目的 为规范公司会议管理，提高会议质量，特制订本规定。 2 范围 本文件规定了会议的类别、组织、实施以及会议纪律和会议纪要的管理。 3 权责 公司办公室为公司会议的归口管理部门，负责会议的组织、实施、协调安排、会议场地及设施的日常管理，会议纪要的稽核工作。 4 管理规定 4.1会议类别 公司的会议按层别、组织部门及主题分为： 公司级会议。由公司组织的各种会议，如公司月度总结会议，由总经理发起组织。 部门级会议。由公司下属部门组织的各类会议，如生产例会、车间早会等，由各发起部门负责人直接安排实施。 专题性会议。涉及专项或特定议题的各种会议，例：全公司性的技术、业务综合会（如经营活动会议、品质例会、生产协调会、技术研讨会等）,本类会议由发起部门组织。 4.2会议组织 ①组织部门在会议前应发布通知。通知应载明会议事由、参加人员、时间、地点、议程以及参会人所需提交的材料等内容。通知方式可以根据会议的类别、重要性和方便情况灵活选择，如文本通知、电话通知、短信通知等。通知应当在会议举行前告知，具体通知的时机以能让参会人员做好参会准备所需时间为准。 ②组织部门应在会前安排整理好会场和准备好会议设施，并提供会务服务。例：名字牌、签到表、茶具茶水等。 ③凡已事先例行或提前已发出通知的会议，如需改期，需提前通知所有与会人员。 4.3会议实施 ①会议开始前，组织部门或主持人应按会议通知确认与会人员出席情况，如有签到要求的，各与会人员应在《会议签到表》上签到。 ②会议中，各与会部门负责人根据提前准备的报告进行工作汇报，报告应突出主题、议题应得当、内容应简洁明了；各与会者陈述意见要围绕会议主题，语言简明扼要，严禁恶意伤人或带攻击性语言；发生类似现象时，主持人应及时予以制止。 ③会议应当保持议事效率，确保时间控制在预定范围内。主持人有权中止无谓的讨论和议题之外的话题。 ④会议记录人员应认真、详细、如实记录会议议题和形成的决议。会议结束前，会议记录员应汇报会议形成决议事项进行确认。 4.4会议纪律 ①与会者不得迟到、早退或无故缺席，如有特殊情况不能参加会议，应在会议召开前向会议主持人请假。会议召开时，有特殊事件需离开者应向主持人请假，经同意后方可离会。 ②会议进行期间，应将手机任何铃声关闭，除非经主持人或公司领导同意，否则不得在会场内以及会议期间离场接听任何来电。 ③与会人员在会议上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见，会议一旦形成决议，都应认真贯彻执行。 ④各与会人员应严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得私自泄露会议内容。 ⑤违反纪律的由主持人按以下规定处罚： 违规情况 迟到早退 无故缺席 手机铃响 私接电话 私离会场 罚 款 20元 50元 10元 20元 20元 注：处罚兑现形式可采用现场交纳罚金、薪资扣除等形式，以现场约定为准，罚金用途可纳入团队活动经费、爱心基金等。 4.5会议纪要的管理 ①应形成会议纪要的内容，组织部门应当在会议结束后3个工作日内，完成《会议纪要》的编写并发布。 ②公司办公室根据《会议纪要》要求开展稽核管理，稽核结果纳入绩效考核；稽核过程发现有未完成的会议决议，稽核人员和责任部门确认再完成时间做好稽核和跟踪管理。 ③《会议纪要》由公司办公室进行存档管理。 5.记录文件 序号 表 单 名 称 保存部门 保存期限 样式 1 《会议签到表》 公司办 3年 附录1 2 《会议纪要》 公司办 3年 附录2