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采购部标准作业流程 选购部标准作业流程Ⅰ. 制定标准作业流程的原那么选购部连接着客户与供给商之间的供需链，也是贯彻客户意愿和外贸部决策的执行者，为了加强部门之间、部门内部的沟通和执行力，特制定选购部作业流程和管理流程可以认为，制定本作业流程的原那么——〔1〕加强客户与外贸、外贸于选购、选购与供给商之间的沟通，即催促选购任务正确、高效地进展。〔2〕加强选购部的执行力量，即催促选购人一团按质按量按时地完成选购任务。归结为两个字：沟通与执行力Ⅱ. 选购标准流程的内容选购部的作业流程，详细由三个局部组成：〔1〕询价报价流程〔2〕下单跟单流程〔3〕验货出货流程在详细的工作之中，选购员要保持良好的工作习惯〔详细见《胜利的选购员所必备的八个习惯》〕一．询价报价流程询价和报价，在选购员的个人电脑中，反映为“询价〞和“报价〞两个文件夹。1.询价要求。询价要求由外贸员发出，必需是通过信件、雅虎通、要求选购人员记录或者其他书面形式作出，以便验证。选购员在收到询价要求后要马上“立案〞，写入《选购员每日工作记录》并明确答复外贸员报价的时间。所谓“立案〞，是指〔1〕在电脑中创立“询价〞文件夹，客户号+每日以日期为文件名创立文件夹，并将询价要求〔邮件、文件〕保存到每天的文件夹中〔例如：7.1塑料汽车杯〕或者〔2〕对于没有图片的在笔记本中具体记录下询价的内容。2.比价询价。市场询价要在理解产品的根底上进展，多比拟，多测量，找准价格差，少做无聊的评论〔详细要求参考《选购询价的要求》〕。选购员外出到市场询价，须填写《选购员外出记录》。选购任务多而且市场分散的，在经主管同意、签字后中午可以连续留在市场。3.报价。报价表在“报价〞文件夹中完成，保存到每天的文件夹中〔例如：7.1塑料汽车杯〕。报价表的总体要求是“一步到位〞，即尽可能反映出“价格差〞和包装、现货等重要信息，以便于客户确认比拟，尽快下单。报价表尽量采纳英文，照片拍摄要求合理〔拍摄要求参考《验货拍照的要求》〕。报价表做出后，发给外贸员，必需是通过信件、雅虎通、要求外贸员记录或者其他书面形式做出，养成准时回报的习惯。4.推延报价。对于当日没有完成的询价，选购员要COPY到其次天的名目中，杜绝遗漏。并且明确答复外贸员再次报价的时间。二．下单跟单流程1.会谈下单。选购员在会谈之前须与外贸员、财务沟通好货款状况、开票状况、付款方式、送货时间等详情。会谈过程中，选购员在相关经理〔包括选购部经理、选购经理、外贸经理〕的辅导下，除了反复的讨价还价，还要确认以下要点：品质、包装、交货期、付款条件。会谈要求〔1〕多项选择一。在尽可能多的“后备供给商〞中进展选择〔2〕会谈过程由双人互相协作完成〔3〕综合考虑价格。从品质、包装、协作度、付款方式等角度来综合衡量价格。2.签订合同。为确保品质呵护客户的要求，合同〔订单〕中的“品质要求〞和“包装要求〞由外贸经理或选购经理确定。因此选购员须在拟定合同之前先打一份合同草稿，向相关的外贸经理或选购经理汇报产品的品质和包装详情，并供应样品。“品质要求〞和“包装要求〞的根本原那么是：细化、量化。即具体列出产品的价格差及其要求〔如金属制品的厚度、塑料制品的克重和石膏比例、容器状产品的容量〕；具体列出包装的方式〔单个PCS或几PCS一套〕、材质、厚度、印刷。严禁出现“品质良好〞、“包装良好〞等模糊的要求。为便利品管员进展验货，我司在《购货合同》之后增加了《验货单》。两者的“品质要求〞、“包装要求〞均全都。《购货合同》和《验货单》一式三份，签字后，一份交选购部经理，一份交供给商，第三份中的《购货合同》交财务。3.标签唛头。会谈的前后，选购员须开头预备标签和唛头。此时选购员须向选购文员书面供应“作标签资料〞。“做标签资料〞包括以下信息：〔1〕进口商信息〔须向外贸员确认进口商或者是否有更改〕〔2〕品名〔须向外贸员确认〕〔3〕正唛上的PCS数量〔4〕标签上的PCS数量〔5〕其他“留意事项〞，如“内不再有标签〞、电池、警语等特别标记。案例共资料“做标签资料〞的名目里面〔假如是书面形式的资料，那么保存到“做标签资料〞文件夹内保存〕，以留给“其次人〞复核。开头做标签。先按客户分类，更新《全部条码汇总》。向选购员理解进口商信息是否有改变，如无改变那么调用原有的“客户模板〞，制作标签和唛头〔在旧标签的根底上做新标签的时候，切忌按“保存〞把原先的旧标签掩盖掉。最好刚开头就“另存为〞一个新的标签〕。CORELDRAW完成后，一方面要“输出〞为JPG格式；另一方面邀打印出来，并在右上角用小字标明“客户〞和“中文品名〞。JPG格式和打印出的文件，两份资料交到“其次人〞手中。“其次人复核〞。唛头、标签实行“双人复核〞。“其次人〞的复核凭据