部门级合同管理制度.docxVIP

部门级合同管理制度 1目的及适用范围1.1为了标准恒康乳业有限公司合同管理，降低合同风险，特制定本程序；1.2本程序的适用范围为恒康乳业有限公司部门级合同相关工作，但不包括人事聘用合同；1.3本程序由恒康乳业有限公司总经理办公室拟定，其说明权及修改权归恒康乳业有限公司总经理办公室；1.4本程序自2001年月日起执行。2职责2.1合同管理的总责任人是总经理办公室主任，负责：制定和修改合同管理制度；给定合同编号规章；检查公司全部合同工作是否遵守合同管理制度；保管公司合同章；在合同上盖合同章并编定合同号码；建立恒康乳业有限公司的合同台帐并记录公司合同执行进程；保存一份合同副本归档管理，并向集团文秘中心传递合同正本和汇报合同管理情况。由总经办负责联络法律参谋，从法律角度审核合同；依据业务需要拟订标准合同文本，并向业务部门贯彻。2.2相关业务部门经理作为合同标的用法部门，负责提出合同申请，从用法者角度审核合同。2.3合同执行部门负责查找合作伙伴，洽谈、拟订和执行合同；保存一份合同副本，建立并管理由本部门执行的合同台帐。2.4财务部负责依据预算审核该合同并保存一份合同正本；在合同执行中负责依据合同规定核付/核收合同帐款；依据合同执行状况建立和更新合同管理台帐，并准时向总经办发送。2.5合同标的用法部门上级主管依据权限复审或终审批准该合同。2.6文秘中心负责接收并保存一份合同正本和合同管理台帐。3流程概要3.1提出申请3.1.1合同用法部门依据工作方案向合同执行部门提出申请，并供应标的的具体书面要求。3.1.2合同执行部门依据业务部门的需要查找供给商/经销商/合作伙伴3.1.3合同执行部门与供给商/经销商/合作伙伴共同拟订合同草样〔一般要求同一标的至少有2-3家〕3.2合同拟订和审批3.2.1合同执行部门拟订合同草样。3.2.1.1合同标的假如为有形产品应在合同草样中附样品或质量标准等。3.2.1.2合同标的假如为无形产品或效劳那么应在合同草样中具体说明产品或效劳特质。3.2.2合同执行部门填写《合同审批表》，附合同草样交合同标的用法部门审核。使用部门应具体考察合同标的的价格、交付周期、质量、数量等是否符合要求。3.2.3用法部门审核后出具审核看法，交还给执行部门修改。3.2.3.1假如用法部门同意，在《合同审批表》上签字确认。3.2.3.2假如用法部门不同意，那么同执行部门商讨后，由执行部门重新洽谈、修订合同，回到3.2.1——合同执行部门依据用法部门的审核看法与供给商/经销商/合作伙伴共同修改合同。3.2.4合同执行部门把根据合同用法部门审核看法修改的合同交财务部审核。财务部确定是否符合预算方案。3.2.4.1预算内合同进入3.2.63.2.4.2预算外合同进入3.2.73.2.5执行部门将合同交公司总经办审核该合同的法律效力。超过标准合同文本外的，由总经办负责联络法律参谋审核该合同，出具看法。3.2.6合同执行部门将附有财务部和法律参谋审核看法的《合同审批表》和合同样本上报用法部门的上级主管。3.2.6.1上级主管在其权限范围内审批合同，将审批通过的合同上报公司总经办，进入3.3。3.2.6.2主管未通过的合同应发还合同执行部门，同时注明不予通过的缘由。3.2.6.3主管权限外的合同上报上级主管审批。3.3合同签定3.3.1合同执行部门将各相关部门审核通过的一式四份合同及相关部门出具的审核意见一起上报给公司法人代表或受权签约代表；3.3.2公司法人代表或受权签约代表及对方签约代表正式签定合同；3.3.3总经办主任在公司法人代表或受权签约代表签名的合同上加盖公司合同章。3.4合同档案管理3.4.1总经办主任加盖合同章后为合同编号。3.4.2总经办把生效的正式合同文本制作合同副本两份，并复制3份合同审批表；总经办保管一份合同副本和一份合同审批表原件；一份合同副本和合同审批表副本交合同执行部门保管；正式合同文本和合同审批表副本各一份分别交公司文秘中心保管和财务部保管。3.4.3总经办制作一式两份合同管理台帐，存档保管一份，发送文秘中心一份。3.4.4总经办将合同台帐复印件发送到财务部和合同执行部门各一份，存档保管备查。3.4.5财务部依据合同进展填写台帐，定期发送至总经办。3.4.6总经办更新合同管理台帐。3.5合同执行3.5.1付款程序3.5.1.1合同执行部门填写《付款申请表》，报财务部审批；3.5.1.2财务部核对合同副本，参考当时公司财务条件和预算方案，出具审核意见；3.5.1.3财务部将付款申请和审核看法报合同执行部门上级主管；3.5.1.4上级主管在其权限范围内批准付款申请，将超