企业办公室行政管理精益化分析.docxVIP

企业办公室行政管理精益化分析 周金亮中国港湾工程有限责任公司 ［摘 要］在企业生产经营中，办公室作为企业的一个中枢部门，在企业生产、经营管理中起着重要的推动作用。然而, 办公室的日常事务又是非常琐碎的，这就要求对办公室的行政管理工作进行精益化管理，只有这样才能实现办公室 职能与业务的无缝对接，大幅度提高办公室的工作效率，圆满完成领导交办的各项任务。基于此，本文从企业办公 室行政管理精益化的思路与对策入手，以世界500强企业中国交建某美洲子公司为例，阐述企业办公室行政管理精 益化的具体策略，希望为其他企业开展办公室行政管理工作提供理论及实践的帮助。 ［关键词］企业办公室精益化管理 中图分类号：D523 文献标志码：A 企业办公室具有显著的事务性、服务性及政务性特 征，工作内容较多，覆盖范围广，需要工作人员开展精 益化管理。精益化管理理念从生产环节扩展到企业生产 经营的各个方面，不仅关系到办公室的工作效率，更关 系到整个企业的科学发展。办公室行政管理的精益化工 作必须从思想认识、制度建设、标准化等多方面综合推进。 一、企业办公室行政管理精益化的重要性 对办公室行政事务进行精益化管理，对于一个企业 的发展来说，具有重要意义。在企业里，行政管理涵盖 档案管理、文书整理、会务工作及后勤管理等多项工作 内容，开展精益化行政管理，可保障其有效发挥综合管 理作用。细化来说，精益化可强化的综合管理内容如下： 规划作用。企业办公室人员具备规划职能，可为企 业管理者经营决策提供参考资料。行政管理人员可将收 集到的企业相关信息进行整合，并结合自己的看法，选 择有价值的信息，上报给企业管理者，为管理者决策提 供综合部门的意见。精益化的实施，可提高行政管理人 员信息筛选能力，提高企业管理者参考资料的全面性与 有效性，保障企业决策的合理性、科学性。 组织作用。办公室是企业设计、组织团建的主体， 可根据企业工作现状，在合适时机、以最佳方式组织企 业职工参与团建活动，强化职工的凝聚力，提高职工的 执行力，使职工对企业产生依赖感、信任感，促进企业 与职工的协同发展。精益化的实施，可深化办公室行政 人员对企业及职工的认识，使团建活动更具实效性。 想调作用。在大型企业中，企业的组织结构复杂， 各个诚能部门的工作交叉深入，需要不同职能部门的协 调配合，保障企业的正常生产运营。但在实际工作中， 不同职能部门的工作侧重点不同，可能会在交接或合作 中出现矛盾纠纷。办公室行政人员需发挥自身协调作用， 调节不同职能部门或领导与职工间的矛盾，妥善处理企 业内的人际关系氛围，保障企业整体的协调性。精益化 的实施，可拓展办公室行政人员的协调广度与深度，把 许多工作提前考虑到位，做好预防工作，保障企业不同 职层与部门的协调配合。 辅助作用。对于大型企业而言，在生产运营中，办 公室需全面收集国内外政策法规、上级来文、职工意见 等信息，结合企业生产经营现状，辅助企业管理者制订 整体决策，使决策部署更贴合国家政策，发挥企业在国 家经济发展中的作用。精益化的实施，可规范办公室行 政人员的工作行为，发挥其承上启下的作用，为企业管 理者提供更全面有效的辅助虬 二、企业办公室行政管理精益化的思路与策略 基于企业办公室行政管理精益化的重要作用，本文 以世界500强企业中国交建某美洲子公司为例，阐述企 业办公室行政管理精益化策略，为其他企事业单位提供 经验参考。 （一）管理精益化的思路 1 .管理内容的精益化 要进行办公室行政管理的精益化就必须把办公室的 一系列工作进行科学、合理的细化和分工，使各个管理 项目和任务变得有人负责、有人监督、有人管理。因为 传统的办公室行政管理模式都是以自我为中心，管理没 有连续性，办公室职能效益发挥不出来，而精益化管理 就是要在科学化的基础上，加强行政人员狗责任心，提 高办公室行政管理的工作效率，为企业的更展发展服务。 2,管理理念的精益化 在我国先进的企业中，最先实行标准化、?精益化管 理的往往是生产车间，而对办公室行政部门来说，实现 精益化的管理方式具有同等的重要性，所以作为企业管 理人员，必须要从管理理念上认同行政精益化管理的作 用，对办公室工作进行分解与调度，在办公室行政管理 中渗透标准化的理念，保证精益化管理的顺利实施。 3.团队合作意识的精益化 常言道：“双拳难敌四手。”这也进一步说明了团 队协作意识的重要性，在办公室行政管理工作中，单凭 一个人的力量很难完成工作，只有成员之间相互协调、 相互合作、相互支持，才能把工作做到极致。而要实现 办公室行政管理的精益化，更要在团队合作意识方面进 行引导，让大家在工作中凝聚成一股力，在办公室行政 管理中发挥出最大的能量。 （二） 加强办公室文化建设 企业文化是一个企业的灵魂，进行企业文化建设是 精益化管理的一种方式和策略