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秘书理论与实务案例及分析 催材料一、背景财务部李经理从老总那里拿了一份材料。这天，老总急着要那份材料，便让秘书于雪去财务部取回来。在电梯口于雪正好碰到有急事要外出办事的财务部李经理。他听于雪说要材料，马上说回来后马上给她送过去。面对这种状况，于雪应当如何处理？如今于雪有这么几种选择：a、严厉?地对李经理说：“是老总让我来取的，你可不要不当回事呀！〞b、问李经理也许什么时候能回来，回来后能不能马上把文件送回来。李经理说一个小时之内回来，回来后肯定将材料送过来。于是秘书回办公室向老总报告。c、听完财务部经理说明后，秘书吩咐地说：“你可千万别说话不算数呀！〞d、秘书带着请求的口气说：“李经理，我求你回办公室给取一下吧，不然我没方法向老总交待！〞e、秘书爽快地说：“行，回来后就马上给我电话！〞二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比拟适宜，请说明理由，并对其他几种选择进展评析。此题的最正确选择是B。选A 明显是不适宜的。作为秘书，于雪尽管是在执行老总的指示，但从职位上来看，她比财务部经理级别低，所以，不能用这种口气跟对方说话。假如用老总去压对方，这次对方可能会听你的，但从长远来看，只会给对方留下一个狐假虎威的印象，让别人看不起你；一有时机，就可能会给你穿“小鞋〞。假如秘书工作得不到各部门的协作，那就无法开展。选C也明显不适宜。既然对方已经容许回来后马上把材料送过来，还这么加一句“你可千万别说话不算数呀！〞就是对对方的不信任，也是对对方不敬重的表现。作为秘书肯定要把握“用敬重换取敬重〞的原那么，假如你不敬重对方，对方也就不会从内心敬重你。选D 明显是不适宜的。虽然于雪这种尽职尽责的精神难能珍贵，但自己到底是在执行公务，不是求对方帮自己办私事，所以，没有必要“求〞人家。只要把道理讲清晰就行了，对方作为一个部门经理自然会作出推断。选E明显也不适宜。于雪这么处理问题，对方确定会观赏她的“哥们儿义气〞，说不定下次她私人有什么事求他时，他也会用“哥们儿义气〞予以回报。但是，对上司交办的事呢？怎么回复老总？别忘了自己是个秘书！秘书不能擅做主见，更改老总的指令！所以，作为一名秘书做事要稳重，不能太草率。选B之所以适宜，就是它能给老总一个明确的答复，即什么时候能看到材料。作为秘书，在承受了上司交办的工作之后，都要给老总一个明确的回复。即使没有圆满完成，也要让上司理解其中的缘由。于雪在电梯口遇见了财务部经理，把事情的重要性讲清晰了，作为一个部门经理，他自然会权衡要不要马上回办公室取材料。假如他认为回来后再送过来也行，那于雪就要敬重他的选择，只要知道他什么时候送过来就行，这样于雪也能给老总一个明确的回复。秘书的忠告一、背景一天，老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮特别无礼的来信。a、“好，我马上就办！〞说完，于雪马上回到自己的办公室，将信寄走了。b、假如将信寄走，对公司和老总本人都特别不利。于雪想到自己是老总的助手，有责任提示老总，为了公司的利益，得罪了老总也值得，于是对老总这样说：“老总，这封信不能发，别发算啦！〞c、于雪不仅没有退下去寄信，反而前进一步向老总提出忠告：“老总，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，莫非我们自己就没有值得反省的地方吗？〞d、当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总说：“老总，可以将信寄走了吗？〞e、悄悄地回自己的办公室，当作什么也没听见。二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比拟适宜，哪种选择最为恶劣。请说明理由，并对其他几种选择进展评析。此题的最正确选择是D，最恶劣的选择是C。选A是忠实和坚决地执行上司的指令，作为秘书确实需要这种品质，但是，仅仅具备“忠实和坚决〞的品质，对于秘书来说是远远不够的。选B是从整个公司利益动身的，对于秘书来说，这种富于自我牺牲的精神是难能珍贵的。但是，它干预上司的决策，超越了秘书的权限，所以是不适宜的。选C之所以最为恶劣，是因为作为一个公司的老总，有自己思索问题的角度和方式，他必需常常权衡与各方面的关系和利益的问题，因此也必定包括与这家代理商的关系。他提出中止与这家代理商的关系，或许并非出自一时之怒，只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已；当然，老总也有可能是一时之怒，中止与对方的交往仅仅是说说而已。总而言之，在不明白老总的真实的意图之前，秘书作为老总的助手仅仅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最终的决策人。秘书有责任准时向上司供应正确的建议，但肯定不能干预上司的决策。选D是正确的。理由如下：老总也是人，有自己的喜怒哀乐，也有不能掌握自己心情的时候。当他的心情一旦安静下来，必定会自我反省。在这个时候，秘书把打印出来的信件递给老总征求他的看法，事实上就是给他