科技合同档案管理制度.docx

科技合同档案管理制度 合同档案管理制度为进一步加强合同文档管理工作，进步合同管理程度，逐步实现公司合同管理工作的标准化、制度化、科学化，特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售工程为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、开工资料〔清单见附表2〕等。二、合同档案管理原那么1、合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完好、完全和有效利用。2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部合同文档，并负责监视指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。三、合同文档的移交1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料〔交接清单参见附表3〕向合同管理组移交。3、合同工程终止后各分公司须将该工程的全部技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长期保存价值的技术资料向合同管理组移交。4、移交的合同文档必需注明合同编号并保证齐全、完好，必需层次清楚，符合其形成规律。5、合同文档移交时，必需编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可前方为完成交接手续。四、合同文档的管理方法1、合同文档以年月结合工程性质进展分类编号。2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明缘由，准时处理，并追究相关人员责任。3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为根据，编制合同统计清单。4、合同管理组应依据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特别状况不得外借。6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的平安。7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以惩罚。8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以惩罚。附1：开工资料明细表附2：合同档案交接清单附1开工资料明细表附2合同档案交接清单合同号：交接时间：交接人签名：承受人签名：