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秘书国家职业资格培训 秘书国家职业资格培训〔四级秘书〕第一章会议管理一、会前筹备〔一〕拟定会议议程和日程〔二〕确定会议召开的地点〔三〕布置会场〔四〕发布会议信息〔五〕支配食宿和交通〔六〕邀请会议嘉宾〔七〕预备会议材料和用品〔八〕支配会议效劳〔九〕检查会议用法的设备设施拟定会议议程和日程1、会议议题、议程和日程的定义议题：是会议要集中讨论和争论的问题或事项。议程：是对会议要讨论或争论的问题〔事项〕的概略支配，是会议主持人主持会议的根据。日程：是依据会议议程逐日作出的详细支配。通常以天为单位，将会议的各项活动进展分割，分别支配在不同的时段进展，注重会议的舒张有度、劳逸结合，保障会议到达预期的目的，收到好的结果。2、如何制定会议议程〔1〕明确会议的主题〔内容〕；〔2〕确定会议的时间；〔3〕确定与会人员和列席人员；〔4〕确定要讨论和争论的议题〔会议的每一项详细内容〕的先后挨次；此项须遵循的原那么：轻重缓急原那么；时间明确原那么。〔5〕范例A、学院办公会议议程B、庆典大会议程C、小型会议议程3、如何制定日程〔1〕编排原那么习惯性原那么集中性原那么重点性原那么〔2〕会议日程的格式通常采纳表格式，包含以下要素：会议的名称、会议召开的时间、地点〔大会地点、争论地点〕、参会的人员、主持人、备注等要素在内容上，除会议各项议程外，还要留意把会议的就餐、休息、参观等事项列进去。〔3〕范例4、议程和日程的区分见p.6-75、会议议题、议程、日程的审批一支笔原那么；唯一性原那么；方案性原那么；可行性原那么。会议召开地点的选择1、选择会议地点要考虑的主要因素〔1〕会议的性质和规模〔2〕会议组织者和与会者的实际需求〔3〕会议地点的交通、住宿、餐饮、休闲、购物等状况；〔4〕会场的条件。〔容量、灯光、音响、视频等〕2、选择会场的主要要求〔1〕交通要便利；〔2〕会场的大小要与会议的规模相适应〔每人2－3M2左右〕；〔3〕场地要有良好的设施设备；〔4〕环境要宁静；〔5〕有足够的停车场；〔6〕合理的费用。3、会议地点确实认〔1〕实地检查相关的条件和设施会场；住房；餐饮；交通；效劳；会议的报到和参会者是否可以便利地参与会议等等。事无巨细，越细越好。〔2〕会谈和签订合同详见p.13.会场布置1、会场布局的内容主席台的设置座位的支配会场的装饰相关设施的布置2、会场整体布局要求〔1〕庄重、舒适，表达气氛和会议主题；〔2〕整体风格和气氛要与会议的性质协调；〔3〕大中型会议要突出中心，小型会议要集中，不能过于分散和零乱。3、会场整体布局的类型〔1〕大型会议一般采纳方形、半圆形布局；设置主席台，主席台面对与会者。〔2〕中小型会议一般采纳方拱形、半月形、圆形、长方形、T字形等；一般不设主席台，但须突出会议主持人或会议主席的位置。4、主席台座次的支配主席台一般就座的是贵宾、主办方负责人、领导或主席团成员。因此，座次特别重要，应遵循以下惯例：〔1〕以职务凹凸和选举结果排序，职务高者居中，此后先左后右、由前至后依次排列。假设是代表大会，还要遵循正式代表在前居中，列席代表在后居侧的惯例。〔2〕主持会议的有时可在前排边座就座，有时依其职务挨次就座。〔3〕在每个座位的左〔上〕侧放置座席牌。座次表要事先编制成表，报主管领导审查后印好，或发给代表本人，或张贴在主席台入口处。5、场内其别人的座次支配〔1〕大中型会议：横排法；竖排法；左右排列法。〔场内区域的划分〕〔2〕小型会议：突出主持人、发言人；分清上下座。会议食宿交通的支配〔一〕确定接待规格的原那么1、依据客人的身份和来访的目的；2、上司具有最终打算权；3、对我方的利益和关系的重大程度；4、参照以往接待规格。〔二〕接待方案的拟定1、确定接待规格：接站，伴随，宴请的规格，宾馆的等级，房间的标准，用车的标准等等。2、支配日程：宴请的时间、地点、参与人员；会谈〔会见〕的时间、地点和参会人员；参观访问的地点、时间和伴随人员等等。3、预算相关经费〔见p.94〕4、确定接待工作人员和分工5、与本单位相关部门沟通6、与客人方沟通7、报单位领导批准。〔三〕接待车辆的支配1、原那么人数少用小轿车，人多用大轿车；小轿车接待主宾，大轿车接待其别人员。2、乘车座次的支配和乘车次序〔ppt001〕3、团队的迎送礼节A、迎接：事前制作大牌子；预备鲜花；B、见面：主人方先自我介绍，从职位高的依次介绍；客人方介绍；主人方的司机或秘书关心客人提较重的行礼，放到车上。C、送别：提早话别，时间掌握在半小时之内；提早馈赠礼品；提早告知送行的时间、车辆和人员；主人应当送别到