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销售部档案管理制度 销售部档案管理制度 PAGE / NUMPAGES 销售部档案管理制度 销售部档案管理制度 为规范销售档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化特别拟订以下管理方法： 一、档案归档范围 1、销售合同（ 1）预定书（认购书）原件；（ 2）买卖合同原件；（ 3）换、退房申请；（ 4）房型更正申请；（ 5）其他合同之补充协议。 2、客户资料档案（ 1）来访客户名录包括客户姓名、联系方式、需求，及认识到的客户的家庭情况及其他特别事项。 （ 2）签约客户档案 ① 基本资料： 姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等； ② 办理按揭及房屋产权证所需客户供应的资料； ③ 其他客户提交之资料。 3、内部管理档案（ 1）销售部内部管理档案： 各项管理制度、成文发放的管理文件（ 2）销售管理档案 ① 各日、周、月统计表及报表； ② 早晚会会议记录。 4、内部来往文件（ 1）发往各部门间的平常信件；（ 2）收到公司各部门的来往文件。 5、公司对外宣传资料（ 1）各种公司制作的楼书、提袋、宣传品样本； 2）电视宣传资料：各种宣传用 VC D、录音带、录像带；（ 3）户外灯箱、路牌的样稿；（ 4）各种宣传活动的录影带及照片。 6、房地产相关信息（ 1）房地产相关法律、法规、政策、资料；（ 2）各楼盘楼书；（ 3）房地产相关信息剪报；（ 4）各项目对外宣传广告剪报。 1 / 3 7、对外合同合约（ 1）户外宣传制作合同复印件；（ 2）媒系统作合同； 3）其他与销售部相关的合同合约。二、归档及保存要求 1、严格按归档范围对档案进行归档整理； 2、档案资料分类应清楚、全面； 3、档案接收时要仔细清点、查收，并办理交接手续后入档； 4、档案必定使用专用资料柜、资料盒； 5、应建立清楚、了然的检索工具便于检索。 三、档案的借阅应有严格的借阅制度，必定填写借阅登记表方能借阅。 档案借阅方法按以下制度执行： 1、本部门档案仅限本部门员工借阅；外面门借阅需出示借条，附双方负责人赞成签字； 2、本部门员工借阅，借期不高出两天。 如因需要延长借期，须出示借条并附部门负责人签字； 3、查阅、借还档案都必定在管理员处办理登记手续方能借阅和走开； 4、按期归还，珍爱所借档案资料，逾期不还或有破坏、抛弃，按相关规定进行办理，造成重要损失者当追究责任。 四、档案的保存 1、档案接收时要仔细清点，查收份数、张数、规格必定切合要求，办理交接手续后方可入档； 2、各种档案资料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上柜保存； 2 / 3 3、档案存放必定使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目，便于查找； 4、每年年关要对档案库存保存情况进行一次清理，核对以保存单位为基础，做到账物切合，对破坏或载体变质情况要及时采用有效措施拯救。 五、档案的剔除和销毁 1、在整理档案的过程中，对档案资料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔除，必要时列出剔除资料目录提交部门经理批阅； 2、每年年关对保存期满的档案列出目录写出专题报告提交领导，经部门批阅后销毁。 3 / 3