综合档案室管理制度.docxVIP

锡工院办发[2006] 08号 ★ 综合档案室管理制度 一、档案整理归档制度 （一） 学院综合档案室集中统一管理学院的全部档案，隶属于 学院办公室领导。院属各部门应有一名负责人分管部门档案工作， 并配备一名兼职档案员。 （二） 档案整理原则、要求： 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同 保管期限（永久、长期、短期），便于保管和利用。 保持齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变 的文件应予复制。 文件所用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。 确定归档文件的“件”。以件为单位，按照装订、分类、排 列、编号、编目、装盒的步骤进行归档。 （三） 各类档案归档时间： 党群、行政、出版、外事类档案应在次年六月底前归档。 教学综合管理文件于次年6月底前归档。其它各类材料在学 生毕业后，当年寒假前一次性归档。 科研类档案应在项目完成鉴定后两个月内归档。 基建类档案应在项目竣工验收后在三个月内归档。 设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档。 声像档案应于录制编辑试放后两个月内归档。 财会档案应在每年年终立卷，由财务部门保管两年，于次年 六月底前归档。 二、 档案统计制度 档案室工作人员要及时准确的了解和掌握学院档案情况，认 真负责的做好档案统计工作。 建立健全统计帐薄，掌握档案的收进、整理、利用、移出、 销毁及各种情况数据，按上级档案部门和学院的要求及时报送各种 报表。 档案人员要认真填写各类统计表，及时、准确地汇总统计数 据，做到准确无误，提高档案工作的管理水平。 对统计数字进行综合分析，对存在问题，提出改进措施及建 议，报告学院领导。 做好档案统计工作，对库存档案从量上进行分析，得出合理 结论，为以后档案工作提供科学的依据。 三、 档案借阅制度 凡借阅档案必须办理登记、签字手续，外单位查阅档案须持 该单位介绍信。查阅学籍档案者须持本人身份证和毕业证。 不准私自转借。借阅档案的时间一般要当日借当日还，最长 不超过一星期，需要延长，要说明理由。 对重要的档案，只能在档案室内查阅，需要外借要经有关领 导批准。 不准损坏、涂改、污染、抽拆文件，不准在借阅文件上写画 或加注符号。 未经档案室允许不准拍照、复印文件。 借阅者应自觉遵守保密制度，不准泄露档案内容，借出档案 者要妥善保管档案，确保档案安全。 U!四、档案鉴定销毁制度 U! 要以全面的、历史的、发展的观点做好档案鉴定工作。 档案室应根据国家有关保管期限原则和档案保管期限表的 规定，对已满期限的档案进行鉴定。 对要鉴定销毁的档案，经学院主管领导同意，档案室和有关 部门组成鉴定小组，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见, 登记造册经学院主管领导批准后，方可存毁。 严格保密制度，销毁要有两人监销，销毁人员在销毁档案前 应认真复核清点，销毁后在销毁清册上签名、盖章，连同其它鉴定、 销毁材料一并存档。 销毁档案必须严格审批手续，销毁前应登记造册，一式二份, 留存备案。 五、档案保密制度 贯彻执行党和国家关于保守秘密的规定，严格执行《保密 法》，维护涉密档案的安全，不得在公共场所及无关人员面前谈论 档案内容。 确因工作需要摘抄、复印档案内容时，须经档案室同意和领 导批准。 借阅党政重要机密性档案，须经有关领导批准，严格执行审 批手续和借阅登记手续，未经管理人员同意，不准私自复制、抄录 有关档案内容。 对库存档案进行定期检查，节假日前及时收回借出档案，发 现问题立即报告有关领导并采取必要的补救措施。 经鉴定需要销毁的档案，应登记造册，报请主管院领导批准 后，有两人以上负责监销，不得违反规定销毁库存任何档案材料。 任何人不得泄露档案机密，对泄露者应按照有关规定追究其 相应责任。 档案库房管理制度 档案库房是保管档案实体的重要部位，未经允许，非管理人 员不得随意进入库房。 库房应做到通风、干净、整洁，要定期清扫，保持库房良好 的卫生环境。 要注意掌握室内温湿度情况变化，力争把温湿度控制在最佳 状态（温度14-23°C相对湿度50-65%）。 严禁吸烟，不准堆放杂物，不得在库房内吃食物。做好防盗、 防火、防潮、防尘、防光、防鼠虫害及声像档案的防磁工作，发现 问题及时报告。 管理人员做到人离灯灭、关窗、加锁，妥善保管库房钥匙， 消除火灾隐患，确保库房档案安全。 入库的各类档案要依档号排放，库房柜架编排顺序号，排列 整齐。 保管人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定 期进行检查核对。 档案出库利用必须认真登记，入库要按原位排放。 做好档案库房的安全管理，每学期应对库内档案进行依次全 面检查，做到目录与实体相符。 库房和档案柜的钥匙由档案室负责妥善保管，并注意安全, 防止丢失。 11. 七、综合档案室消防安全制度 档案工作人员必须牢固树立安全第一的思想