居民小区物业公司公文管理规定.docxVIP

居民小区物业公司公文管理规定 一、 总则 （一） 为了统一公司公文运行程序，加强公文管理，提高办公效 率，特制定本规定。 （二） 各级政府、上级机关和其他单位发送、报送本公司的公文， 统一由行政人事部收管，并负责签收、分类、登记、分发和传阅工作。 （三） 以公司名义发出的各种文件，由行政人事部统一编号、登 记，对外发送。 （四） 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 （五） 必须严格保守文书的机密。 （六） 公文的处理。 凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一律 以公文的形式进行。所有公文的处置都必须以准确与迅速为原则，必 须明确责任。 即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必 须以公文形式记录下来。 二、 公文的收发 （七） 公文到达后全部由后勤部接收，并按下列要点处置。 一般公文予以启封，分送各部门。 私人公文不能开启，直接送给收信人。 分送各部门的公文若有差错，必须立即退回后勤部。 （八） 节假日及工作时间外到达的公文，由值班人员接收后转交。 三、公文的处理 （九） 将公文按机密程度可分为以下几类： 绝密公文指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄露内容 的公文。 秘密公文指次重要但所涉及的内容不能向公司内外无关人员 透露的公文。 外密公文指不宜向公司以外人员透露内容的公文。 普通公文指非机密公文。如果附有其他调查问卷之类的重要东 西，则另当别论。 传阅公文指在本公司内广为传阅或传达的公文。 （十）普通公文的处理。 由部门经理以上级别的管理人员负责对公文送件审阅、回答、 照会及其他必要的处理，或者指定下属对公文进行具体处理。 如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级管理人员取得联 系，按上级指示办理。 与各部门有关联的事项，必须经过与各部门的合议后才能予以 处理。 （?■一）机密公文的处理。 机密公文原则上由责任人或当事人自行处理。 指名或亲启公文的寄发，原则上在封面上注明公文所涉及事项 的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。 收到的指名或亲启公文，原则上由信封上所指名者开启，其他 人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受 本条规定约束。 （十二）公文的阅览原则。 公文被阅览后，阅览者必须签字画押，表示已经阅览完毕。在 有必要的情况下，在公文的空白处填写阅览后的意见，转给或交还公 文的主管。 在各部门传阅的公文，必须附上“传阅登记簿”，按传阅登记 簿规定栏目填写，并最终交还公文主管。 （十三）与各部门有关的公文，如果在处理意见上存在分歧，则 由公文的主管部门出面进行协商；如果不能协商一致，上报或请示高 一级领导，由上级裁决。 四、公文的请示审批 （十四）凡公司经营的重要事项，都必须经请示，获得董事会、 总经理的审查、裁决和下文批复之后，才能实行或行事。 （十五）需请示审批的事项如下： 各种制度性规定的变更。 有关公司经营的重要计划与企划。 职务及重要人事安排。 重要契约的缔结、解除与变更。 土地、建筑物的购买与转让。 6 .诉讼行为。 大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支。 分支机构的增变与升级。 9 .预算与决算事宜。 10.借款与贷款。 11 .重要或高额物品的采购, 11 .重要或高额物品的采购, 不急用或不需要物品的转让与廉价 出售。 12.定期或不定期刊物的发刊、修改与废除以及费用开支的修订。 13.与政府有关的各种重要的请示回执、 13.与政府有关的各种重要的请示回执、 申请等。 14.其他重要事项。 （十六）请示审批者为公司总经理以及以此基准确定的管理人员。 （十七）请示审批的提案公文，必须进行认真斟酌，以便能顺利 地予以实施。 （十八）请示审批的事项，必须以提案公文的方式，经主管呈交 公司。如果事情紧急，允许直接以非公文形式请示，但事后必须尽快 撰写请示提案公文上报。 （十九）请示提案公文的内容包括标题、正文、理由、说明和附 录，提案公文一式多份，分送有关部门。 （二十）请示提案公文必须编号，并注明起草或请示者、所属部 门以及签名盖章。 （二十一）请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，就以请示 提案书（副本）替代批复返回请示部门执行。 （二十二）请示提案原件由后勤部保管。 五、公文的制作 （二十三）公文制作要领。 公文必须简明扼要，一事一议。语言措辞力求准确规范。 必须交代起草公文的理由，包括起因以及中间交涉过程。必要 情况需附上有关资料与文件。 必须明确起草公文的责任者，署上请示审批提案者姓名。 对请示提案公文进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改 后必须署名。 （二十四）公文的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确 的决定之后进行。公文的草案必须予以保存。 （二十五）重要公文或契约书案，必须经过公证，并且在正式公 文形成之日前，必须掌握且