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办公管理制度 办公管理制度 第一章 文件资料管理 第一条 为使文件资料管理制度化、规范化，以确保文件的 正规和有效，提咼资料的使用率，特制定本规范。 第二条 本规范中文件，指公司、各部门行文、公司与外界 来往文，自行文至归档全部过程之办理，资料自收到至保管、借用之 过程控制。 第三条 行文类别 1、 正式文件：发布规章制度或临时性规定及对外界关系公司重 大事件时使用。 2、 公告：向社会或特定对象宣布时使用。 3、 便函：关系企业各公司、部门或公司内部部门间业务接洽时 使用。 4、 签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。 5、 电报（传真）：业务处理须以此行文时使用。 6、 表格式公文：人事、资料等固定格式时使用。 7、 其他：⑴司法文书依司法部门规定程序办理实施；⑵会议纪 要、记录及例行报表不必行文。 第四条 行文名议、署名及印章使用 1、 以公司名义行文，由公司署名盖公司印章。 2、 对外以公司名义履行公务、业务往来行文，须经总经理审批 后盖公司印章。 3、单纯业务往来，属部门工作职权之行文，以部门名义盖部门 章及专用业务章。 第五条 文稿的起草、审批、打印、下发 1、 公司行文分对外行文或对内行文。行文由经办部门（人）起 草，部门经理审核后，交分管副总审查，经总经理签发。 2、 签发后交办公打印，核对修改后填写“收发文登记表”。 3、 办公室将根据“收发文登记表”下发、存档。 第六条 外来文件的处理 1、 所有外来文件及资料，统一由办公室收取并依次予以登记、 拆阅，并填写“收/发文登记表”。 2、 办公室主任在“收发文登记表”上签署安排意见后，报分管 副总审定，由资料管理人员负责分发、传阅和存档。 3、 如遇需复文者，将复文要求送有关部门拟文后，按本规范第 五条办理，经办部门如有业务需要，可将复文复印件留存。 第七条 文件资料的存档 1、 公司各类内部及外来文件，在经过有关人员签署意见或组织 传阅后，都要交资料室存档。发文以原稿，收文以签署意见稿保存。 2、 档案分类：文件、资料按其性质和内容分别归于人事档案、 工程档案、公司管理制度档案。在分类的基础上编写总目录及子目录 3、 每一项工程完工，须按〈工程管理制度〉的要求，集中有关 资料，建立该项工程档案。 4、采集、外拍的工程图片资料，应分门别类建立专集。 第八条 文件资料图书使用管理 1、 各种工程资料、工程图片及其他有关资料，借用时，须履行 登记，办理借阅手续，并注意妥善保管，及时归还，不得转借、丢失 和毁坏。重要资料当日归还，其他资料借用时间不得超过一周。 2、 图书资料借阅时要办理借阅手续。借阅时间为四周，到期需 继续使用者，须办理续借手续，逾期不办理手续或出现丢失、 损坏等 情况的，按如下处理： ⑴逾期不办理续借手续者，不得再借阅新图书。 ⑵损坏者按全价赔偿。 ⑶丢失者按原价赔偿或10日内购买同等价格的新书充抵。 3、 文件、资料及图书如出现丢失、毁坏和逾期不办理续借手续 时，资料保管人员视为异常，及时报办公室主任处理，重大的须报总 经理处理。 第二章 印证管理 第一条 “印”是指公司的“公章”、“合同章”等有效印鉴； “证”是指“营业执照” “资质证书”等有效文件。公司根据使用要 求安排专人管理，并与之签订印证保管协议书。 第二条 印证管理人员必须严格遵守公司有关印证的管理规 定，并做好使用记录。 第三条 印证管理人员在未征得公司总经理同意的情况下， 不得擅自将有关印证借于他人或拿离公司。 第四条 对内对外所有的合同、协议、承诺书、证明等文件， 必须有总经理亲笔签笔或亲笔签的授权委托书。 否则造成一切后果由 当事人承担。 第五条 对内对外所有的合同、协议、承诺书、证明等文件， 由总经理亲笔签字或委托亲笔签守，签署后由印章管理员加盖印章方 可生效，同时将原件复印存档并登记。 第六条 预留的银行印鉴分开管理（财务专用章由财务主管 保管，法人章、支票由出纳保管），银行印鉴财务专用章、法人间不 准同时一人保管。造成一切后果由当事人承担。 第七条 合同、人事等重要文件均由办公室专人管理，使用 借阅必须填写“文件借阅、复制记录”，借阅部门经理签字。 第八条 各种有效证件之复印件，必须由印证管理人员加盖 “复印专用章”，并填写使用内容后方可交于经办人，同时做好使用 记录。 第九条 凡未经公司总经理签字批准后盖章的各种文件，如 有问题由印证管理人员承担一切法律责任。 第十条 凡经公司批准并出资培训所取得的各种相关证件， 一律将原件交办公室收存，如需借用，必须经总经理批准，并办理借 用手续。 第十一条 如因各种原因离开公司人员，“第十条”中所指证 件归公司所有，任何人不得取用。 第三章 合同管理 第一条 本制度所称合同，包括工程承包合同、工程分包合 同、订货合同及员工劳动合同