酒店宴会营销接待工作规定（2）.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 酒店宴会营销接待工作规定（2） 酒店宴会营销接待工作规定（2）之相关制度和职责，酒店的宴会营销及接待工作(2)一、宴会、会议的洽谈:举办宴会,顾客所采取的第一个步骤便是向中意的酒店咨询相关的信息,采取的方式大约可分为3种—-来电、来传真、亲自前来洽谈。一般…  酒店的宴会营销及接待工作(2)  一、宴会、会议的洽谈:  举办宴会,顾客所采取的第一个步骤便是向中意的酒店咨询相关的信息,  采取的方式大约可分为3种—-来电、来传真、亲自前来洽谈。一般客人的问题不外乎场是否有空、宴会、会议的费用、宴会厅规模、宴会厅能供应的相关仪器设备、菜单的内容、最低消费额、现场平面图、订金以及宴会活动相关厂商资料的获得等。面对诸如此类的疑问,销售人员中须一一为顾客说明,努力把握每一个可能的生意机会。  首先,一旦获悉顾客有举办宴会的意愿,销售人员最好能邀请顾客新自到宴会厅现场看场地。究竟光通过电话进行解说,无实物可供参照,往往无法让顾客真正了解宴会场的实际状况,反而使其对场地的熟悉模糊不清,不论销售人员如何详尽介绍场地的完善,客人也很难体会。因此尽量邀请客人亲临宴会厅面对面解说,由销售人员就现场设备清晰地为其解答问题,不但可以增加说服力,让顾客不愿前往,销售人员要考虑登门访问。一般来说,宴会生意也许只有75%是自己找上门来的,其他25%必需依靠销售人员进行促销活动,主动争取客源。  在洽谈的过程中,负责接洽的销售人员必需备妥足够的资料供顾客参考,例场地的平面图、各式菜单的价格表、客人的容量表、租金一览表、器材租金表。接受咨询时,首先要让客户了解场地大小和外形,即使顾客已亲临现场,销售人员仍需预备场地平面图,为其解说。由于不同桌数与不同形态的宴会所适合的场地类型不尽相同,所以宴会厅要设多种平面摆设图,满意顾客需求。  二、宴会、会议的预订及确认:  假使顾客有意预约宴会,销售人员需问清晰宴会的日期、时间、宴会名称、性质及联络人员姓名、电话、并书面记录下来。另外,菜单内容、饮料种类、与宴会人数、宴会预算、摆设方式、顾客的付款方面也应照实记录。当然,在预约步骤中,销售人员要供应报价单给顾客,因为大多数顾客在签订合约后可能还会与其他饭店进行比价。无论如何,销售人员应具体记录每次跟顾客洽谈的结果,除存档备查外,也需正确无误地将资料转达给其他相关人员。只有如此,方能确保宴会的成功。  为便利记录起见,预订宴会所需的资料都已经包括在宴会洽谈表中。有了宴会洽谈表,销售人员与客人洽谈时便可以立刻将全部资料填妥,并将客人的要求选出,等到将宴会通知单发给各部门时,全部宴会需求都一目了然。假如顾客只是暂订宴席,酒店则必需对其保持追踪,直到客人下订单为止。若顾客取消订席,也要询问取消宴会的原因,并予以记录,作为日后改进的参考。  通常,除熟客不收预订金外,其他全部宴会及会议确认时,都必需先交30%的订金,付完订金才表示该宴会场地的确被订下。否则一个宴会假如临时取消,对酒店势必造成重大损失,因此预收订金酒店是另一种自保方式,诚属必要。除此之外,若在原来预订宴席的顾客未付之前另有其他顾客欲订同一场地,销售人员应打电话给先预订的顾客,询问其意愿。假如顾客表示确定要使用该场地,就必需请其先缴付订金,否则将让给下一位想预订的顾客。假使客户看中的宴会厅已被预订,销售人员仍旧不可轻易放弃任何生意机会,而应积极推荐其他可替代的宴会厅,或尝试说服客人更改宴会日期。只要销售人员永保一颗热诚的心,往往能成功促每笔宴会生意。  虽然在预订时销售人员已记下顾客全部的要求,但是客人日后可能变卦却仍是个潜在的问题。全部销售人员必需将双方同意的事项记录在合约书上并请客人签字,以保障客人与饭店自身的权利。如果客人没时间亲自到酒店进行签约手续,销售人员可能通过书面传真或邮寄的方式,将文件送至顾客手中,请顾客在确认书上签字,签妥后再传真或邮寄回饭店以示慎生。在签订确认书时,酒店通常会要求收取30%作为订金。有时销售人员遗忘与客人签确认书而平白蒙受很多损失。所以为了确保宴会的正常营运,与客人签约是不可忽视的。  三、宴会、会议接待跟进工作要领:  1、宴会、会议跟进人员应将客户的每个细节要求,清晰列明在宴会备忘录或宴会通知单上,以便上司查核或必要时其它工作人员能随时参与跟进工作,而无误、遗漏之处。  2、宴会、会议跟进人员的责任是确保宴会、会议的每个细节能够符合客户要求,故而在宴会开头前必需不断与有关部门联系,的确各部门已清楚各项宴会要求。  3、宴会、会议跟进人员在宴会前需认真检查各项支配的落实状况,如发觉遗漏、有误之处,需准时通知宴会负责人