XX公司文件编号管理规定.docx

广西桂平市中润地产顾问有限公司 中润行通字第（ 2017） 001 号 关于发布【锦洲·时代广场】营销中心 《文件编号管理规定》的通知 公司各部门： 为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为 有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中 润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》 ，具体如下。 该规定自 2017 年 3 月 1 日份起生效，请各部门遵照执行。 特此通知 广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017 年 3 月 3 日 报：总经理 抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部 广西桂平市中润地产顾问有限公司 《文件编号管理规定》 一、目的 对公司、 部门层级起草的文件进行有效管理， 确保各职责单位所使用的文件为有效版本。 二、适用范围 广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。 三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类 公司文件分为以下几类： 合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协 议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。 制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。 通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。 纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。 公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。 申请、 请示类： 以公司名义向各合作单位、 企业、 上级机构、 行政单位发出的各类申请、 请示。 报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。 文件类别简称： 函 函 申 纪 文件类别 公函类 申请、请示类 纪要、备忘录类 简称 发 文 时 对 照 文 件 3、发文单位及简称 凡 是 向 外 单 位 发 发文单位简称为空白。 文件类别 合同、协议类 制度、规定、决定类 通知、通报、通告类 方案、总结、报告类 简称 合 规 通 综 销售部 销 总经办 总 行政部 行 财务部 财 发文单位 简称 公司 空白 位使用简称。 公司名称统一用“中润” 。 4、年份和顺序号 “年份”属于顺序号的一部分， “年份”记录文件发布的年份， 当年发布的顺序。 顺序号不区分文件类别，统一编号。 5、示例 （1）策划部向锦洲公司申请费用： 中润申字第【 2017】 ×××号 （2）行政部发布会议纪要： 中润行纪字第【 2017】 ×××号 （3）按揭部向锦洲公司提交的报告： 中润综字第【 2017】 ×××号 （4）我公司向物业公司发文联系合作的函： 中润函字第【 2017】 ×××号 类别使用上述简称。 文的都使用公司名义， 对内发文的，按发文单 策划部 策 按揭部 按 “顺序号”记录该文件在 四、行文的有关规定 1、公司的文件编号由行政部统一管理，其他任何部门不得自行编写编号，其他部门行 文需要文件编号的，向行政部申领。 2、只有正式、需要存档的文件才使用文件编号，其他日常往来文件不需要文件编号。 3、行文后文件原件统一由总经办存档，如原件发往其他单位、企业、组织而无法存档 的，文件复印件加盖公章后存档。 总经办做好文件归档管理。有需要的各部门可以到总经办查询。 4、只有以公司名义发布的文件可以使用红头文件，其他以部门名义发布的文件不得使 用红头文件。 5、文件编号申请流程： 部门负责人在 WORKTILE文件上申请： 广西桂平市中润地产顾问有限公司 二零一七年三月三日