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常用时间管理方法 方案 第二象限工作法 80/20原那么 代办单 顶峰时间 学习文档 划 分 事 件 的 四 个 象 限 重 要 性 急 迫 性 重 要 不紧急 不重要 不紧急 重 要 紧 急 不重要 紧 急 学习文档 长期处理紧急重要事务的后果 压力 筋疲力尽 危机处理 收拾残局 学习文档 长期处理紧急不重要事务的后果 短视近利 轻视目标与方案 缺乏自制力，易怪罪他人 人际关系浮泛 学习文档 长期处理不紧急不重要事务的后果 无责任感 无能力 工作不保 依赖他人 学习文档 长期处理不紧急重要事务的后果 有远见、有理想 人生平衡 自制和纪律 少有危机 学习文档 举 例 说 明 紧 急 不紧急 重 要 不重要 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做规划、方案 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新时机 忙碌琐碎的事 广告函件 逃避性活动 闲聊天 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 方案好的会议 学习文档 办 事 的 次 序 应 该 是 重 要 性 急 迫 性 重 要 不紧急 〔方案做〕 不重要 不紧急 〔不做〕 重 要 紧 急 〔快做〕 不重要 紧 急 〔授权做〕 1 2 4 3 学习文档 做事前自问 这是不是和我的目标有关？ 这是不是一定需要我做的？ 这是不是现在就要做的？ 如何做？ 学习文档 80 / 20 原 那么 80%的价值来自20%的因子; 其余20%的价值来自80%的因子。 此原那么决定事情的重要程度 学习文档 80/20 举 例 说 明 80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的工程上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工 学习文档 如 何 处 理 高 价 值 活 动 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大工程分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 学习文档 填写每日时间待办单的步骤 列出方案中要完成的工作 列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等 列出昨日遗留的未完成的工作 排出优先顺序 学习文档 待 办 单 样 例 优先顺序 序号 代办事项 完成人 完成确认 学习文档 长见六种时间浪费因素的对策 不会拒绝 习惯拖延 不速之客 干扰 文件满桌 浪费下属时间 学习文档 问 题 一 ：不 会 拒 绝 耐心听完对方的要求, 表示对其尊重, 了解内涵 不能决定时，说明需要考虑及所需时间 拒绝时，显示你了解这种请求对对方的重要性 和颜悦色地略表歉意 表示坚决的拒绝态度，给对方不能说服你改变的信号。 需要时，要明确说明拒绝的理由。 让对方了解你拒绝的是他委托的事，而非他本人 如可能向对方提出别的替代解决方式 不要让第三方出面替你去拒绝某事 学习文档 问 题 二 ：习 惯 拖 延 不愉快的事 困难的事 责任重大的事 犹豫不决的个性 追求完满的个性 学习文档 拖 延的解决方法 切香肠法，各个击破，逐步解决 用平衡表分析，比照拖延的理由和不拖延的好处。 改变自己爱拖延的思维方式 防止过分的追求完美 学习文档 问题三：不速之客的干扰 不要采取无条件的“门户开放政策〞 让秘书安排约会，帮你拒绝不速之客 规定接见下属的时间 在办公室外接待不速之客，缩短会见时间 站着解决问题 让秘书控制会谈时间 谈话前限定会谈的时间 学习文档 问 题 四 ：电 话 干 扰 让秘书帮你过滤 事后回复 让秘书代拨打出的 集中打 的时间 防止以题外话作为开场白 打好腹稿再打 学习文档 问题五：文 件 满 桌 授权缺乏 犹豫不决 半途而废的工作习惯 成心纵容文件的堆积 担忧遗忘文件的心理 学习文档 文 件 满 桌的解决方法 该扔那么扔 不要移师暗处 每天在同一时间处理文件 不放无关物品，将物品放在固定地方。 让秘书协助建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 --- 收拾办公桌 制定制度，并加以鼓励，自己要做典范。 学习文档 问题六：浪费下属的时间 听而不闻，匆忙下命令 让下属等候约会、等待你的决定或你的“亲自参与〞。 不分时候地干扰下属的时间 过分挑剔细节，鸡蛋里面挑骨头 沟通技巧