宴会预订程序.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 宴会预订程序 1、宴会合约书签订以后，宴会预订和客源组织工作已经最终落实，但对饭店来说，几场宴会同时进行的状况是经常存在的，因此，管理人员要依据宴会合约书对原材料选购、物资用品消耗、场地使用等做出统一支配。  2、妥少保存确认后的宴会预订表，并按不同的日期、时间准时登记在宴会厅房支配表上，不可漏单或错单。  3、依据预订表上的要求编排菜单，填写宴会通知单，具体注明各项要求，核对无误后送餐厅、厨房、大堂、问讯、财务、总经理办公室，大型宴会或重要的通知单，还要送安全、工程、总务等部门。宴会通知需打印清晰，要求明确，为防止遗漏，宴会通知单一般采用固定表格形式。  4、接到客人因故要提前或推后进行宴会通知时，宴会预订组要准时通知有关厨房和餐厅。若客人因故需取消宴会，需提前24小时通知宴会预订并得到确认。确认取消后，马上通知有关部门，并为不能供应服务向客人表示遗憾，期望今后能有合作的机会。  留意事项  一、为了具有竞争力，必需勇于开拓宴会业务，懂得宴会预订至关重要的一点：要让顾客知道饭店对他们要举办的宴会特别感兴趣。  二、宴会销售预订员有责任督促检查当日大型活动的预备工作，发觉问题准时纠正。  三、宴会活动后，要向宴会主办单位或主办个人写书面感谢信，争取下次合作的机会。  四、宴会合约书一般都写明最低人数和保证人数，有时保证人数会低于最低人数，饭店将按最低人数向客人收费，但也按一个详细的百分比多预备一些食品以防万一有更多的客人参与这次宴请活动。  五、最早出面与客人洽谈业务的宴会销售员应在进行宴会的当天亲自出场接待宴请主人或主办人。  六、选用一个宴会厅时应考虑诸多因素：  1、宴会厅面积是否足够容纳这次宴会的各种服务消遣活动以及其他服务？  2、这次宴请活动要不要支配客人座位？  3、在这次特别宴请活动之前后是否紧接着有别的活动占用这个场地？  4、这个宴会厅的通道如何？对客人和服务人员进出是否都很便利？