中国图书馆学会资源建设专业委员会《图书馆文献采访工作规.pptVIP

h 第六章 文献采访经费管理规范   一、文献购置经费的来源 文献购置经费预算收入的来源一般包括以下几个方面： （1）财政拨付的文献购置专项资金。 （2）科研项目及其他项目中单列的文献购置经费。 （3）捐赠专项资金。 （4）其他购书资金。 第六章 文献采访经费管理规范 二、文献购置经费的预算管理1．文献购置经费的管理原则 （1）文献购置经费可根据图书馆的管理体制分为集中管理和分散管理，并设置合理的管理权限和管理控制制度。 （2）文献购置经费一般由同级财务部门进行集中核算。文献购置经费的支出审核、统计管理一般应有专门部门进行。 （3）文献购置经费应当制订年度预算，年度预算包括经费收入预算与经费支出预算。其中经费支出预算的制订应当量入为出，不得超支。 （4）文献购置经费属于专项资金的，应当遵照专项资金的使用范围专款专用。 第六章 文献采访经费管理规范 2．文献购置经费预算的制订 （1）文献购置经费预算的制订原则是：统筹兼顾、保证重点、勤俭节约，在保障需要的前提下增强资金的使用效率。 （2）文献购置经费预算制订的一般程序是：图书馆各文献采访部门根据本年度的采访计划和采访政策，并参照上一年度购书经费实际支出的情况，提出本年度的购书经费需求。 （3）根据各采访部门提交的经费需求，并结合年度购书经费预算收入的整体情况，由业务主管部门、财务主管部门制订不同文献购置经费额度分配方案，报请馆长办公会议审批或上级有关机构审核批复。 （4）年度文献购置经费财政性预算一般应在本级财政部门进行批复后方可执行。 第六章 文献采访经费管理规范 3．分种类文献的购置经费年度实施计划 （1）分种类文献的购置经费额度一经确定后，一般年内不再进行调整。文献采访部门应当在分配额度范围内制定该种类文献的年度购置计划，安排经费支出。 （2）文献购置经费额度的日常控制由文献采访部门自我控制，业务主管部门和财务部门对整体支出进行控制。为确保年度计划的执行，一般应由同级财务部门制定经费的日常管理和控制制度。 （3）文献购置经费使用应严格控制在书刊文献购置及购置过程中发生的直接费用。 第六章 文献采访经费管理规范 三、文献购置经费的支出管理 1．经费支出的程序 为控制财务风险，图书馆一般应在所订购文献已经到货，并已获得供货商提供的有效财务报销凭据后，方可办理付款手续。 办理资金支出的借款和报账手续一般应履行以下程序： 1．1 借款  对不能及时取得报销凭据的须由采访部门办理借款单据，由相关领导签字后报请财务部门进行付款。 第六章 文献采访经费管理规范  1．2 报账  （1）后付款方式：适用于同时取得文献和发票的情况。由验收人根据发票及明细单进行验收，无误后在每张发票背面由验收人和经手人共同签字，按照审批权限进行审批请款后，到财务部门办理报账手续。 （2）预付款方式: 预付账款的书刊文献，凭预订收款发票和明细单办理借款手续，然后依据审批权限进行审批后，到财务部门办理报账手续。一般情况下，连续出版物、数据库类的文献可以采用预付款方式。 第六章 文献采访经费管理规范   2．经费支出权限管理 2．1 文献购置经费的支出应当制定合理的审批权限管理： （1）权限标准的设定应当遵循可控、可行的原则。 （2）经费支出应当按审批权限在履行完审批手续后执行。 （3）考虑到中文和外文文献的单价实际水平有较大差异，在执行过程中可以适当调高外文文献的审批权限。 （4）按照国家对大额资金支出的要求，涉及资金额度较高的文献购置，应实行专家咨询基础上的领导集体决策。 2．2 对现金使用应当从严控制： （1）一般应将现金使用控制在现金使用标准限额以下的零星支出和无法通过转账结算实现的社会文献购置。 （2）在文献购置中使用现金要履行比普通经费支出更严格的事先审批手续。 第六章 文献采访经费管理规范 四、文献购置经费管理中应当注意的一些问题 1．对供货商返回的折扣等各种款项，均应如实入账，不得以任何方式设置账外账或小金库。 2．应当加强经费预算的严肃性，预算原则上不进行调整。确需调整的，或对超出年度预算控制额度的支出项目，应当事先申请，报馆长办公会议或上级有关机构审批。 3．文献采访完成后要及时办理资产账务登记。在实际操作过程中，通过购置获取的文献，按照购置价格和购置清单进行办理；对通过捐赠、交换等渠道获取的文献，按照其实际价格（无定价须进行估价）和数量，凭明细单交财务部门办理固定资产登记。 中国图