公司档案的分类及管理制度.docxVIP

档案的分类及管理制度 营销部档案： 招投标资料：包含招标文件、图纸、答疑、回标文 件（主要是报价汇总及图纸）等，营销人员领取招标文件后，由营销部内勤填 写《招标文件档案表》进行登记，并将原件存档，复印件下发给相关 人员，投标疑问统一由内勤发送，并将疑问及回复文件及时存档，以 保证招投标文件的完整性。 日常工作档案：包括营销人员跟踪项目登记表、客户考察通知单、营销总结、合同概况表、分公司宣传品发放统计表、客户档案及竞争对手调查表、业务费及佣金提取表等，由销售内勤分类存档， 便于随时查阅。 营销部会议纪要及其他需要存档的文件。 技术部档案： 定额：按照项目名称分别存档，每次下发时都要在《收发文记录表》上进行登记，并将相对应电子版文件进行存档。 施工图：由设计人员将施工图交给技术部内勤存档， 并在《施工项目图纸登记表》上进行登记。 技术部会议纪要及其他需要存档的文件。 工程部档案： 工程施工过程资料：包括与甲方联系函、工程洽商、变更等相关资料，按项目分类进行存档，填写《收发文记录表》 。 报检资料：按工程进行存档。 结算资料：包括工程结算资料、劳务结算资料及材料结算资 料，分别填写《工程结算统计表》 、《劳务结算统计表》、《材料结算统计表》，并随时更新。 工程部会议纪要及其他需要存档的文件。 行政人事部档案： 分公司相关行政制度、员工档案。 集团公司下发的相关文件、制度等。 合同文件，由行政部负责将各类合同进行存档。需借阅合同 者，在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。凡与合同无关，因 工作需要借阅合同者， 除在具体保管合同的部门履行签字手续外， 还须出具书面借条，写明借阅原因，借阅期限，经部门经理和行政部经 理批准后方可借阅。 其他需要存档的文件。 财务部档案： (1) 包括各种费用明细表等与财务相关的资料。