公文管理办法定义.pdfVIP

东宁丽致建筑装饰工程有限公司公文管理办法 为规范公司公文管理工作，使公司行文有章可循，权限清晰，特制定本管理办法。 本办法适用于公司及下属各部门。 综合管理部是公文处理的管理机构， 主管本层级的公 文处理工作并指导下级或本层级职能部门的公文处理工作。 一．公文种类 1．决定： 适用于公司在内部对重要事项或重大行动作出决策和安排时， 用决定的方式。 决 定由综合管理部统一行文，由公司总经理签批后印发执行。 2．通知、通报： 通知适用于批转下级请示的公文， 转发公司和不相隶属机关的公文， 传达要求办 理和有关单位需要周知或执行的事项。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重 要精神或情况。 通知、通报由综合管理部或项目部根据发文内容在公司内部发放， 依据通知发放 范围分别由负责分管的副总经理或总经理签发。 3．请示、报告： 3.1 分对公司、对政府部门两种，其中对公司的请示、报告主要是就有关需公司批 复的事项向公司上报的文件；对政府的请示、报告，主要是项目部或职能部门 因工作需要向政府相关部门提出的报告、请示。 3.2 对公司提报请示、报告，由提报事项的职能部门或项目部负责起草，提报给主 管领导逐级审批后，以项目部或职能部门名义发文。 3.3 对政府部门的请示报告由职能部门或项目部起草并提报，需经主管领导逐级审 批后，由综合管理部核稿并报公司总经理后，以公司发文。 3.4 “请示”应当一文一事，只写一个主送部门，需同时送其他部门的，用抄送形 式；“报告”不夹带请示事项。 4 ．会议纪要： 4.1 公司、职能部门和项目部需要召开的各类会议，并对会议内容或决定事项采 用“会议纪要”格式（见附件二） 。 4.2 会议纪要由主持会议的领导审定签发，发放范围由主持人确定，同时报送上 一级主管领导和综合管理部。 4.3 会议纪要发出后，由召集会议的项目部或职能部门负责督办执行，并在会议 纪要规定时限内将督办结果上报会议主持领导。 5．函： 5.1 指与无隶属关系的业务单位之间相互洽商业务、 询问及答复问题的往来文件 （格式见附件一）。根据业务内容，以职能部门或项目部的名义对外行文。 5.2 以公司名义对外的发函，由公司总经理签发；以项目部名义对外的发函由分 管项目的公司副总经理签发。 5.3 工作联系单： 公司各部门之间工作协调、配合解决的一些具体问题，采用“工作联系单” 的固定格式（见附件五） ，发文部门和收文部门要存档备查。 二．公文格式 按公司管理规定执行， 公司公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、 发文机关 标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、 主题词、抄送部门、印发部门、印发日期等部分组成。 1. 涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“秘密” 、 “机密”、“绝密”三种，其它为一般文件。绝密、机密文件打印要用专用磁盘， 绝密文件只能打印一份， 由起草人送有阅文资格的人员传阅须附传阅单 （见附 件四），机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档；秘密文件由阅 文人妥善保管。 文件机密等级， 由发文部门的主管领导根据文件内容确定。 保 密期限应视文件内容而定。 2. 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、“急件”。其中电报应当分别标 明“特提”、“特急”、“