高校招标采购类档案工作制度.pdfVIP

招标采购类档案工作规范 为了加强我校招标采购类档案的管理，充分发挥档案的作用， 特制订本规范 一、招标采购档案工作的基本原则 （一）收集档案要具有完整性，政府采购由于与部门预算、国 库集中支付相连接，大大丰富了会计凭证的内涵，使发票原始凭证 项下的会计信息清楚和明了，解决了发票与实际品目不符的问题 应按照归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录、保 证项目档案的标识清晰有效。尽量避免残缺不全、支离破碎的档 案，削弱档案应有的资料功能 （二）档案必须真实客观地反映政府采购全过程，关键内容不 得涂改、调换、遗失、残破，需要特别强调的是现场记录的真实 性，记录人必须掌握当事人的原话精神，若当事人拒绝现场签字认 可，要取得旁证者的证明 （三）采购资料以及整理到位的档案不得随意借出，特别是刚 刚结束的采购数据与评审意见，更加需要严格保密，非开标人员不 得接触采购资料;公开中标结果期间所有资料一律不得外借，待公示 结束以后再转给专职档案管理人员 二、归档范围 （一）归档范围确定的原则 1、归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、凭 证作用和研究价值 2、招标采购档案管理人员，应注意采购活动资料的收集与整 理，要认真核对资料是否齐全，避免出现资料遗失漏报现象。每一 个采购项目结束后，要及时办理归档 1 3、归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的 有机联系，照顾不同部门的不同特点 （二）归档的主要内容 采购招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数 字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料 （三）不归档的文件材料 有关招标采购的未定稿文件； 重份文件； 无查考利用价值的事务性临时文件； 以上不归档材料如认为必要，也可自作资料暂存 三、立卷归档流程 （一）预立卷 坚持实行材料形成部门立卷制度，专（兼）职档案员将形成积 累的全部材料按要求汇总整理成卷 （二）立卷分类 1、我校招标采购档案主要按照项目划分，结合年度和保管期 限，共同构成档号 （三）立卷组 1、按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件材 料收齐，并依照如下程序对文件材料进行调整检查 （1）检查案卷的文件成份。收集的文件材料是否准确、齐全完 整，有无不需要立卷归档的文件材料 （2）检查案卷文件材料的联系。依据案卷类目检查案卷之间文 件材料是否存在归档不统，相互混淆重复或拆散文件材料联系的现 象 （3）检查案卷中文件材料保管期限是否准确、一致 2 （4）检查案卷文件材料数量。一般不超过200 页。对同一问题 文件材料数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件材料量少者 可组薄卷 2、根据招标采购文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利 用查考的组卷原则，以及材料的内容、价值、数量和载体形式等实 际情况，将文件材料进行系统整理，视其材料多少，组织一题一卷 或一题数卷 （四）修整文件材料 对装订线外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷 文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊； 对较大的表格，要适当的折叠；拆除材料上的金属物 （五）鉴定文件材料 本部门归档前须鉴定文件材料，提出每个案卷保管期限的具体 意见 （六）编写页号与档号 1、成卷装订的科研文件材料，卷内文件必须编页号。卷内文件 无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编一个页号。页号的位 置在每面材料非装订线一侧的上角 2、不装订卷的全部科研文件材料，以件为单元，在每份文件材 料的右上角编写件号，并逐项填写 3、各单位立卷人将整理完毕的案卷交本部门专（兼）职档案 员，由档案员统编制档号。档号结构为：全宗号-分类号•年度-保管 期限-卷号；0136-CG•2016-Y-005 档 号 序 号 图 1 档号章式样