高校基建类档案工作制度.pdfVIP

基建类档案工作规范 为提高基本建设档案（以下简称基建档案）工作的质量和管理 水平，充分发挥基建档案在建筑物改变、维修等方面的作用，并为 考核基建档案工作提供依据。特制定本规范。 一、基建档案工作的基本原则 （一）凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接 形成的具有保存价值的文字、图象及声像等载体材料，均属基建类 档案。 （二）基建档案必须实行集中统管理的原则，确保档案材料完 整、准确、系统、安全和有效利用。 （三）基建档案工作要纳入管理制度和基建人员职责范围之 中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过 程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工 验收时，要与提交一套合格的竣工图的验收同步进行。 （四）基建部门要明确一名分管档案工作的负责人和配备相应 的专（兼）职档案员。从基建经费中拨出一定数额用于基建档案工 作经费。 （五）努力实现基建档案工作从经验管理向科学管理的转变， 并不断采取先进管理技术手段，逐步实现现代管理。 二、归档范围 （一）归档范围的确定原则 1、归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校当 前与长远具有参考价值和凭证作用。 2、归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过 程，保证完整、准确、系统。 1 3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联 系，与实物完全一致并具有成套性。 （二）归档的主要内容和重点 1、详见《XXX 学院档案归档范围与保管期限》。 2、归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文 件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。 （三）不归档的文件 1、上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件； 2、正式施工前的草图，未定型图纸； 3、重份文件和重份图纸； 4、无查考价值的临时性、事务性文件。 三、归档流程 （一）预立卷 学校基建部门负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。在 布置基建项目工作的同时布置形成、积累基建文件材料的任务。基 建项目结束（含最终完成、阶段完成），基建部门分管基建档案工 作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷 工作。 1、基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收 集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理， 竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建 档案材料。 2、基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整 理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。 （二）立卷分类 1、我校基建档案主要按照项目划分。 （三）立卷组合 2 1、按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件材 料收齐，并依照如下程序对文件材料进行调整检查。 （1）检查案卷的文件成份。收集的文件材料是否准确、齐全完 整，有无不需要立卷归档的文件材料。 （2）检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统，要与它 所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。 （3）检查归档的文件材料格式是否统，字迹工整，图象清晰； 归档的底图，格式是否按制图标准绘制完成；归档的蓝图，规格是 否符合标准，字、图清晰、图纸优良。 2、根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利 用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形 式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文 件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。 （四）排列卷内文件材料 文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在 后；批复在前，请示在后。图红按图的类别序号排列（即：地质 图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气 管图、更改图）。 （五）修整文件材料 1、拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。 2、基建文件材料采用卷皮、卷盒（装）方式保管。蓝图大