01文件记录控制程序.pdfVIP

版本修订历史记录 序号 修订内容 修订人 修订日期 版本 备注 1 新版下发 1.0 2006-03- 2 换版下发 某某 2.0 15 2009-05- 3 换版下发 某某 3.0 30 1.0 目的 对有关质量管理体系和环境管理体系所有文件进行控制，保 持记录的完整，以提供管理体系运行符合要求和有效的证 据，同时预防逾期文件的逾期使用。 2.0 适用范围 适用于本公司质量、环境管理体系运行中的所有文件的管 理。 3.0 职责 3.1 公司董事长负责质量和环境管理体系文件的批准签发。 3.2 文件编写小组负责管理手册、程序文件、作业指导性文件的 编写。 3.3 综合督察办负责管理体系所有文件的发放、回收、管理。 3.4 各部门负责部门在体系运作中形成的记录的保管。 3.5 综合督察办负责管理公司的各种记录。 4.0 工作程序 4.1 记录的形成： 4.1.1 记录表格的编制。各部门负责根据自己的业务需求统一设 计、编制记录表格，编制后交由综合督察办编号。（编号 按文件控制编号方法编写） 4.1.2 涉及质量、环境管理体系中各重要过程、环节，可追溯场 合、运行中重大事件，投诉等都需填写好记录。 4.1.3 填写记录，必须使用相应的记录表格，并按照表格要求填 写，所记录内容必须真实、准确、完整、字迹清晰，并签 字确认，注明记录日期。 4.1.4 记录以书面形式保存。 4.2 记录分类 4.2.1 按级别：记录分为公司记录、部门记录。 4.2.2 按体系：记录分为质量、环境记录。 4.3 记录标识、编号 4.3.1 各部门按体系类别的分类作好公司记录的标识。 4.3.2 综合督察办制作《质量记录清单》，建立记录文件档案。 4.3.3 综合督察办编制记录检索。 4.4 记录的保存管理 4.4.1 各责任部门每月底收集、整理记录、存档。 4.4.2 记录按类别、标识编目顺序用专用柜架贮存，专人保管， 以便查阅利用。 4.4.3 保护好记录：记录须放置于适宜的环境中，注意防火、防 蛀、防潮，保护记录的完整，字迹清晰。 4.4.4 记录管理： 4.4.4.1 综合督察办管理公司记录，并编制《记录清单》，部门 管理责任范围内的记录。 4.4.4.2 内部人员查阅记录须综合督察办同意，副管理者代表批 准后可查阅复制。 4.4.4.3 外部审核需要复制、查阅由管理者代表批准，综合督察 办收集提供。 4.4.4.4 提供司法机关或其他机关的记录，经董事长批准后，综 合督察办收集起来提供。 4.5 记录的处理： 4.5.1 记录的保存期限。 4.5.1.1 根据法律、法规的规定，管理体系运行的需要确定保存 期限，并在记录上予以注明。 4.5.1.2 记录存档时，在《记录清单》上注明记录保存期限。 4.5.2 记录处置：过期的记录保管人员填写 “记录处理登记表 ”， 部门登记，相关的部门经理批准；公司记录由副管理者代 表批准后消毁处理。 4.6 文件的编写和批准：