公司企业制度--档案管理规定(修订).docxVIP

1. 目的 为贯彻执行档案工作的方针、政策和法规，规范集团股份有限公司（以下简称“集团公司” ）档案管理，提高档案管理的整体水平，使档案工作更好地为集团发展服务，依据《中华人民共和国档案法》，特制定本规定。 2. 适用范围 本制度适用于集团总部。其他二级集团、直属公司可参照执行相关条款。 3. 原则 凡是在工作中产生的文件均归集团所有。集团档案工作实行统一管理、统一制度、统一标准。 4. 工作组织 4.1集团档案室为隶属于集团办公室管理的档案工作专业机构，对各职能部门、二级集团、直属公司档案工作具有监督指导职能。 4.2集团建立以集团档案室为核心，各承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的档案管理网络。 4.3文件的形成、积累和归档纳入各部门、项目及专项工作职责范围。 5. 档案业务 5.1 业务活动 5.1.1集团档案人员参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查归档文件的完整、系统。 5.1.2集团下达项目计划任务同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结的同时做好项目文件归档交接。 5.2 文件形成与整理 5.2.1文件形成使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。 5.2.2文件形成者将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。 5.2.3文件立卷整理遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。 5.3收集范围。 5.3.1集团在筹备、建设、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。 5.3.2集团总部归档范围详见《集团股份有限公司归档范围及保管期限》。 5.3.3集团可接收的二级集团、直属公司档案的范围 ⑴集团接收所属单位因组织架构调整、产权变动、经营状态改变需要采取针对性保管措施的档案，经二级集团相关部门、集团专业部门审批后归档。 ⑵集团收集所属单位工商管理相关档案。 ⑶集团收集所属单位省、部级以上颁发的奖牌、奖杯、奖章、奖状、证书等实物档案。 ⑷集团收集所属单位组织机构沿革及大事记等档案开发利用资料。 5.4 整理原则 5.4.1集团总部按照《集团股份有限公司归档范围及保管期限》分类整理。各二级集团可根据实际情况参照集团制度整理。 5.4.2 统一按卷或按件整理，为便于利用，建议按件归档。 5.5归档时间 5.5.1党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产管理工作中形成的文件在办理完毕后的第二年一季度完成归档。 5.5.2科研开发、项目建设文件在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档，归档图纸须纸质版与电子版一同归档。 5.5.3资质信用、合同协议、知识产权等文件随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 5.5.4会计核算专业材料在会计年度终了后第二年一季度，由会计部门整理归档，会计主管部门可保管三年后向档案室移交。 5.5.5电子文件逻辑归档定时进行，物理归档与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。 5.5.6磁带、照片及实物等载体形式的文件在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 5.5.7更新、补充的文件；集团内部机构变动和员工调动、离岗时应清退（归还）的文件；集团资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，随时归档。 5.6文件归档要求 5.6.1集团各职能部门、项目及专项工作专兼职档案人员按照规定将文件整理后归档。 5.6.2归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存。 5.6.3归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 5.6.4非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。 5.6.5归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 5.6.6文件形成部门就归档文件填写《档案移交清单》。重要项目文件归档时由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。 5.6.7集团档案室接收时认真核对并检查档案质量，双方在《档案移交清单》签字后各保留一份。下属公司移交档案资料应经过集团业务部门监督审核，交接双方及监交部门在《档案移交清单》签字后各保留一份。 5.6.8 归档目录电子版与纸质版并存。 5.7 档案保管期限 5.7.1永久保管档案。凡是反映集团主要职能活动和历史面貌，对集团有长远利用价值的档案文件，列为永久保管。 5.7.2定期保管档案。凡是反映集团一般工作活动，在一定时间对集团各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。 5.8 档案鉴定销